คุณเคยเปิดหน้าเอกสารเปล่า ๆ และคิดว่าควรจะเริ่มต้นเขียนจดหมายในรูปแบบใดเพื่อการเกี่ยวกับงานหรือไม่? มันไม่ง่ายเลยใช่ไหม คุณอาจจะจำเป็นต้องติดเกี่ยวกับรูปแบบจดหมายในการทำงานแบบใดที่เหมาะสมสำหรับผู้รับที่คุณเขียนถึง มีหลากหลายอย่างที่คุณจำเป็นต้องคิดและบางอย่างมันชวนให้คุณสับสนเป็นอย่างมาก
สมัครงานใหม่ แสดงความต้องการในการสมัครงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง แนะนำใครบางคน รายงานปัญหาบางอย่าง เอกสารเพื่อขอลาออก จดหมายเชิญเข้าร่วมงาน หรืออื่น ๆ อีกมากมายล้วนเป็นส่วนหนึ่งของโลกแห่งการทำงาน และสิ่งเหล่านี้นั้นเรียกร้องการสื่อสารที่เป็นมืออาชีพในการถ่ายทอดเนื้อความอย่างมีประสิทธิภาพ
ในโลกของการทำงาน การสื่อสารที่ชัดเจนและกระชับนั้นคือสิ่งที่สำคัญเป็นอย่างมาก เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณต้องการแสดงความเห็นอะไรบางอย่างที่เป็นทางการ คุณจำเป็นต้องสื่อสารผ่านรูปแบบการเขียนที่เป็นมืออาชีพ มีประเภทของเนื้อความในการทำงานมากมาย และในบทความนี้จะพาคุณไปรู้จักกับสิ่งเหล่านั้น
พวกเราจะมุ่งเน้นไป 7 ประเภทเนื้อความหรือจดหมายที่พบได้บ่อยในวงการการทำงาน พวกเราจะให้เกร็ดเล็ก เกร็ดน้อย ตัวอย่างเพื่อเป็นการอ้างอิงให้กับคุณในอนาคต และแน่นอนว่าเราจะแบ่งปันสิ่งที่จะทำให้คุณสามารถสื่อสารในการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อเตรียมพร้อมให้คุณกับการทำงานในอนาคต
จดหมายในการทำงานนั้นคือรูปแบบการเขียนที่พบได้บ่อยในสถานการณ์ระหว่างการทำงาน ในแวดวงการทำงาน จดหมายเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการชี้แจง แจกแจงข้อมูล สร้างความสัมพันธ์อันดี หรือแม้กระทั่งมองหาความร่วมมือ จดหมายในการทำงานจะเป็นสิ่งที่ช่วยให้สิ่งที่คุณต้องการสื่อสารนั้นมีความเป็นมืออาชีพ ไม่ว่าคุณต้องการสมัครงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งหรือแม้กระทั่งการแนะนำใครสักคนให้กับตำแหน่งนั้น
มีหลากหลายสถาณการณ์ที่พวกเราสามารถใช้จดหมายในการทำงานได้ หากคุณต้องการที่จะสมัครงานให้ตำแหน่งงานใหม่ ๆ คุณจำเป็นต้องเขียนและส่งจดหมายแนะนำตัวไปพร้อมกับเรซูเม่หรือประวัติการทำงานโดยย่อของคุณ หากหัวหน้าของคุณต้องการให้คุณเขียนรายงานหรือแนะนำใครสักคนเพื่อเลื่อนตำแหน่ง คุณจำเป็นต้องเขียนจดหมายแนะนำที่มีลักษณะแตกต่างออกไป หรือคุณต้องการที่จะร้องเรียนกับคุณภาพสินค้าที่คุณซื้อมา คุณก็จำเป็นต้องใช้รูปแบบของจดหมายร้องเรียนให้กับผู้ขาย แน่นอนว่าการลาออก จดหมายสำหรับการออกก็จะแตกต่า่งออกไป ไม่ว่าจะสถานการณ์ไหน ในแวดวงการทำงานก็จะมีรูปแบบของเนื้อความของจดหมายประเภทนั้น ๆ
การเขียนจดหมายในการทำงานหรือจดหมายทางธุรกิจนั้นขึ้นอยู่กับเจตนาที่คุณจำเป็นต้องการสื่อสาร คุณจำเป็นต้องให้ความใส่ในเกี่ยวกับโครงสร้าง รูปแบบและใจความที่ปรากฏในเนื้อหา และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือความมือเป็นมืออาชีพที่จำเป็นต้องปรากฏในจดหมายนั้น
จดหมายในการทำงานนั้นมีหลากหลายรูปแบบที่ครอบคลุมในหลากหลายความต้องการเนื้อเนื้อความ จึงเป็นสิ่งที่ค่อนข้างยากหากคุณไม่ทราบว่าประเภทของจดหมายแบบใดที่ควรจะใช้ในสถานการณ์ที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตามองค์ประกอบนั้นจะค่อนข้างคล้ายคลึงกัน
และปิดท้ายด้วยชื่อของคุณ ตำแหน่งงานของคุณในช่วงท้ายของจดหมาย
ในส่วนนี้ของบทความ พวกเราจะพอไปรู้จักกับประเภทของจดหมายในการทำงานที่พบได้บ่อยในสถานการณ์ต่าง ๆ หลังจากที่คุณอ่านส่วนนี้ คุณจะสามารถที่จะเลือกใช้รูปแบบของจดหมายที่ตรงกับความต้องการของคุณในการสื่อสารได้อย่างง่ายมากขึ้น
นี่คือรูปแบบของจดหมายในการทำงานที่ใช้เพื่อการแนะนำตัวคุณเองให้กับผู้ว่าจ้างและเน้นถึงความสามารถที่คุณมีรวมไปถึงคุณสมบัติต่าง ๆ ที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานที่เปิดรับ โดยคุณจำเป็นต้องเขียนจดหมายแนะนำตัวเมื่อคุณต้องการสมัครงานและโดยปกติมันมักจะแนบเรซูเม่(ประวัติการทำงานโดยย่อ)ไปพร้อม ๆ กับจดหมายแนะนำตัว
จดหมายแนะนำตัวโดยปกติมักจะใส่เนื้อหาเกี่ยวกับประสบการณ์และความสำเร็จที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่คุณสมัคร โดยคุณสามารถแจ้งความขอบคุณและความต้องการสำหรับโอกาสในการสัมภาษณ์หรือสอบถามข้อมูลอื่น ๆ เพิ่มเติมได้
พวกเราแนะนำให้คุณใช้รูปแบบทางการเมื่อคุณต้องการเขียนจดหมายแนะนำตัว โดยรูปแบบของการเขียนจำเป็นต้องมีการกระจายข้าง (เท่ากันทั้งสองด้านซ้ายและขวา) และด้านล่างคือตัวอย่างของจดหมายแนะนำตัวสำหรับการสมัครงาน
ตัวอย่างจดหมายแนะำตัวในรูปแบบอื่น ๆ
จดหมายแนะนำตัวนั้นทำหน้าที่ตามความหมายจากชื่อของมัน และเป็นรูปแบบหนึ่งของจดหมายในการทำงานที่ใช้เพื่อแนะนำใครบางคนที่เหมาะสมกับตำแหน่งหรือสิ่งนั้น ๆ ในจดหมายรูปแบบนี้ไม่จำเป็นต้องอ้างถึงตนเอง แต่จำเป็นต้องอ้างถึงคนที่คุณต้องการที่จะแนะนำ โดยการใช้งานจดหมายฉบับนี้สามารถใช้ได้เพื่อแนะนำการเลื่อนขั้น การเป็นหัวหน้าโครงการ หรืออ้างถึงพนังงานคนอื่นที่ควรได้รับรางวัล
และเหมือนกับจดหมายประเภทอื่น ๆ จดหมายแนะนำตัวนั้นจำเป็นต้องปฏิบัติหรือเขียนในรูปแบบที่เฉพาะเจาะจง โดยส่วนใหญ่แล้วเนื้อหาจะถูกเขียนขึ้นในมุมมองของบุคคลที่ 3 และเนื้อหาควรที่จะให้ความสนใจไปที่ความสำเร็จหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบุคคลที่คุณต้องการแนะนำ (โดยสอดคล้องกับเจตนาของการแนะนำ)
และนี่คือตัวอย่างสำหรับการเขียนจดหมายแนะนำเพื่อการเลื่อนขั้นตำแหน่ง
จดหมายแสดงเจตจำนงนั้นคือรูปแบบจดหมายพื้นฐานในการทำงานโดยคุณสามารถใช้งานเพื่อแสดงความต้องการหรือความสนใจเกี่ยวกับตำแหน่งงาน หลักสูตร โอกาส หรือคำร้องขอพิเศษ (โดยปกติจะใช้ในองค์กร).
ไม่เหมือนกับจดหมายแนะนำตัว การเขียนจดหมายแสดงเจตจำนงนั้นไม่จำเป็นต้องอ้างถึงความสำเร็จ ทักษะหรือความสำเร็จเฉพาะทาง แต่จะเป็นการดีกว่าที่จะเน้นย้ำไปที่คำแนะนำโดยคร่าว ในจดหมายแสดงเจตจำนงนั้น คุณเพียงแค่ต้องการแนะนำตัวเองอย่างมั่นใจและอธิบายความต้องการ ความสนใจที่เกี่ยวกับโอกาสนี้
นี่คือตัวอย่างของจดหมายแสดงเจตจำนงเพื่อจัดซื้ออุปกรณ์ใหม่
อีกหนึ่งจดหมายที่พบได้บ่อยในการทำงานคือจดหมายลาออก โดยเนื้อหาจะอ้างถึงการแจ้งการลาออกจากบริษัทดังกล่าวอย่างเป็นทางการในเวลาที่เฉพาะเจาะจง
จดหมายลาออกนั้นจำเป็นต้องระบุที่อยู่ถึงเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือบางครั้งอาจจำเป็นต้องกล่าวถึงหัวหน้างาน แต่ไม่จำเป็นเสมอไป (สำหรับการระบุถึงหัวหน้างาน) ขึ้นอยู่กับกระบวนการลาออกของบริษัทนั้น ๆ โดยเนื้อหาที่จำเป็นต้องระบุในจดหมายลาออกคือ (1) วันที่บังคับใช้หรือวันที่จดหมายลาออกมีผล (2) เหตุผลในการลาออก (3) ขอบคุณโอกาสที่ได้ในการทำงานใต้บริษัท (4) เสนอความช่วยเหลือในการถ่ายโอนงาน
กำลังต้องการร้องเรียนหรือรายงานปัญหาที่เกิดขึ้นกับผลิตภัณฑ์ การบริการหรือการขนส่ง การร้องเรียนเหล่านี้คือสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับการเขียนจดหมายร้องเรียน โดยควรที่จะใช้น้ำเสียง(ในการเขียน)ด้วยความเคารพเกี่ยวกับการรายงานปัญหาดังกล่าวอย่างละเอียด โดยให้มีรายงานเฉพาะเจาะจงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยที่ผู้รับไม่จำเป็นต้องสอบถามปัญหาเพิ่มเติมเพื่อความชัดเจนที่มากขึ้นเกี่ยวกับการร้องเรียนของคุณ
ด้านล่างนี้จะเป็นตัวอย่างของจดหมายร้องเรียนเกี่ยวกับบัญชีธนาคาร
นี่คือจดหมายในการทำงานที่ถูกเขียนเมื่อคุณต้องการเชิญบุคคลสำคัญเข้าร่วมงานกิจกรรมต่าง ๆ โดยจดหมายเชิญอย่างเป็นทางการนี้ จำเป็นต้องเขียนภายใต้กฏเกณฑ์และน้ำเสียง(ในการเขียน)ที่สุภาพ เนื้อหาของจดหมายควรจะที่ระบุถึงข้อมูล รายละเอียดอย่างแน่ชัดของกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นวัน กำหนดการณ์ เวลา รายละเอียดอื่น ๆ เพื่อให้บุคคลที่คุณเชิญนั้นสามารถที่จะกำหนดตารางเวลาของตนเองเพื่อกิจกรรมดังกล่าวได้
นี่คือจดหมายเชิญอย่างเป็นทางการที่อาจช่วยเหลือคุณเป็นอย่างมากในอนาคต
ตัวอย่างจดหมายเชิญอย่างเป็นทางการ
จดหมายการตอบรับนั้นเป็นจดหมายทางการที่ตอบรับจดหมายการขอทุนเพื่อการศึกษา ตำแหน่งงานในบริษัท หรือในโอกาสอื่น ๆ โดยเนื้อความและจุดประสงค์ของจดหมายดังกล่าวนั้นเป็นการบอกผู้รับถึงการตอบรับตามเนื้อความที่ผู้ส่งส่งจดหมายมา ปกติแล้วเนื้อหาในจดหมายตอบรับนั้นจะระบุถึงตำแหน่ง รายละเอียดโครงการ วันเริ่มต้น คำอธิบายเพิ่มเติม หรือแม้กระทั่งพันธะผูกพันทางการเงิน
นี่คือตัวอย่างของจดหมายตอบรับสำหรับการอนุมัติการขอรับทุนการศึกษา
จดหมายที่อ้างถึงในบทความนี้เป็นจดหมายที่ถูกพบได้บ่อยในระหว่างการทำงาน ตอนนี้มีคุณมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับประเภทจดหมายและสามารถตัดสินใจได้แล้วว่าคุณควรที่จะใช้รูปแบบของจดหมายแบบไหนในสถานการณ์การทำงาน
นี่แค่จุดเริ่มต้นเท่านั้น อย่าลืมที่จะกำหนดน้ำเสียงและเนื้อหาให้เหมาะสมกับเนื้อความที่คุณต้องการและผู้รับ เมื่อเนื้อหา รูปแบบและบริบทของคุณไปด้วยกันและเกี่ยวข้องกัน การสื่อสารในที่ทำงานหรือเพื่อการทำงานของคุณจะมีประสิทธิภาพและทำให้คุณสามารถได้รับสิ่งดี ๆ กลับมา
คุณกำลังวางแผนที่จะโยกย้ายงานหรือกำลังสมัครขอทุนการศึกษาอยู่ใช่หรือไม่? หรือคุณกำลังคิดถึงวิธีการเขียนจดหมายต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานด้วยภาษาอังกฤษให้ดูน่าสนใจ? ไม่ต้องกังวล ด้านล่างนี้จะเป็นวิธีการเขียนจดหมายต่าง ๆ ให้ดูน่าสนใจ
คำบุพบททั้ง 4 ป…
