ประเภทของจดหมายในการทำงานพร้อมตัวอย่างและรายละเอียด
เกริ่นนำ
คุณเคยเปิดหน้าเอกสารเปล่า ๆ และคิดว่าควรจะเริ่มต้นเขียนจดหมายในรูปแบบใดเพื่อการเกี่ยวกับงานหรือไม่? มันไม่ง่ายเลยใช่ไหม คุณอาจจะจำเป็นต้องติดเกี่ยวกับรูปแบบจดหมายในการทำงานแบบใดที่เหมาะสมสำหรับผู้รับที่คุณเขียนถึง มีหลากหลายอย่างที่คุณจำเป็นต้องคิดและบางอย่างมันชวนให้คุณสับสนเป็นอย่างมาก
สมัครงานใหม่ แสดงความต้องการในการสมัครงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง แนะนำใครบางคน รายงานปัญหาบางอย่าง เอกสารเพื่อขอลาออก จดหมายเชิญเข้าร่วมงาน หรืออื่น ๆ อีกมากมายล้วนเป็นส่วนหนึ่งของโลกแห่งการทำงาน และสิ่งเหล่านี้นั้นเรียกร้องการสื่อสารที่เป็นมืออาชีพในการถ่ายทอดเนื้อความอย่างมีประสิทธิภาพ
ในโลกของการทำงาน การสื่อสารที่ชัดเจนและกระชับนั้นคือสิ่งที่สำคัญเป็นอย่างมาก เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณต้องการแสดงความเห็นอะไรบางอย่างที่เป็นทางการ คุณจำเป็นต้องสื่อสารผ่านรูปแบบการเขียนที่เป็นมืออาชีพ มีประเภทของเนื้อความในการทำงานมากมาย และในบทความนี้จะพาคุณไปรู้จักกับสิ่งเหล่านั้น
พวกเราจะมุ่งเน้นไป 7 ประเภทเนื้อความหรือจดหมายที่พบได้บ่อยในวงการการทำงาน พวกเราจะให้เกร็ดเล็ก เกร็ดน้อย ตัวอย่างเพื่อเป็นการอ้างอิงให้กับคุณในอนาคต และแน่นอนว่าเราจะแบ่งปันสิ่งที่จะทำให้คุณสามารถสื่อสารในการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อเตรียมพร้อมให้คุณกับการทำงานในอนาคต
อะไรคือจดหมายที่ใช้ในการทำงานและจะใช้มันที่ไหน?
จดหมายในการทำงานนั้นคือรูปแบบการเขียนที่พบได้บ่อยในสถานการณ์ระหว่างการทำงาน ในแวดวงการทำงาน จดหมายเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการชี้แจง แจกแจงข้อมูล สร้างความสัมพันธ์อันดี หรือแม้กระทั่งมองหาความร่วมมือ จดหมายในการทำงานจะเป็นสิ่งที่ช่วยให้สิ่งที่คุณต้องการสื่อสารนั้นมีความเป็นมืออาชีพ ไม่ว่าคุณต้องการสมัครงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งหรือแม้กระทั่งการแนะนำใครสักคนให้กับตำแหน่งนั้น
มีหลากหลายสถาณการณ์ที่พวกเราสามารถใช้จดหมายในการทำงานได้ หากคุณต้องการที่จะสมัครงานให้ตำแหน่งงานใหม่ ๆ คุณจำเป็นต้องเขียนและส่งจดหมายแนะนำตัวไปพร้อมกับเรซูเม่หรือประวัติการทำงานโดยย่อของคุณ หากหัวหน้าของคุณต้องการให้คุณเขียนรายงานหรือแนะนำใครสักคนเพื่อเลื่อนตำแหน่ง คุณจำเป็นต้องเขียนจดหมายแนะนำที่มีลักษณะแตกต่างออกไป หรือคุณต้องการที่จะร้องเรียนกับคุณภาพสินค้าที่คุณซื้อมา คุณก็จำเป็นต้องใช้รูปแบบของจดหมายร้องเรียนให้กับผู้ขาย แน่นอนว่าการลาออก จดหมายสำหรับการออกก็จะแตกต่า่งออกไป ไม่ว่าจะสถานการณ์ไหน ในแวดวงการทำงานก็จะมีรูปแบบของเนื้อความของจดหมายประเภทนั้น ๆ
การเขียนจดหมายในการทำงานหรือจดหมายทางธุรกิจนั้นขึ้นอยู่กับเจตนาที่คุณจำเป็นต้องการสื่อสาร คุณจำเป็นต้องให้ความใส่ในเกี่ยวกับโครงสร้าง รูปแบบและใจความที่ปรากฏในเนื้อหา และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือความมือเป็นมืออาชีพที่จำเป็นต้องปรากฏในจดหมายนั้น
องค์ประกอบของจดหมายในทางการทำงาน
จดหมายในการทำงานนั้นมีหลากหลายรูปแบบที่ครอบคลุมในหลากหลายความต้องการเนื้อเนื้อความ จึงเป็นสิ่งที่ค่อนข้างยากหากคุณไม่ทราบว่าประเภทของจดหมายแบบใดที่ควรจะใช้ในสถานการณ์ที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตามองค์ประกอบนั้นจะค่อนข้างคล้ายคลึงกัน
- หัวเรื่อง – เป็นส่วนแรกของทุกจดหมายและจะพบที่บริเวณบนสุดของจดหมาย โดยประกอบไปด้วย
- ชื่อของผู้ส่ง/ผู้รับ
- ตำแหน่งของผู้ส่ง/ผู้รับ
- บริษัทของผู้ส่ง/ผู้รับพร้อมที่อยู่บริษัท
- ช่องทางการติดต่อของผู้ส่ง/ผู้รับ
- การกล่าวทักทาย – tส่วนนี้จะเป็นการอ้างถึงผู้รับโดยตรง
- Dear Mr./Ms. Last name (นามสกุล)
- Dear Sir/Madam
- To whom it may concern – ใช้เมื่อคุณไม่แน่ใจชื่อผู้รับ
- เนื้อความ – แสดงเจตนา สิ่งที่คุณต้องการหรือเจตนาที่คุณเขียนจดหมาย
- อ้างถึงสิ่งที่คุณต้องการในย่อหน้าแรก
- ในกรณีสมัครงานให้อ้างถึงความสามารถ ระดับการศึกษา และทักษะด้านอื่น ๆ
- แสดงถึงความขอบคุณในช่วงสุดท้ายของย่อหน้า
- แสดงความต้องการและความยินดีในการได้รับคำแนะนำ
- ส่วนท้าย – aปิดเนื้อความด้วยเนื้อหาหรือคำที่แสดงถึงความสุภาพ
- คำลงท้ายเช่น
- “Sincerely yours”
- “Thank you”
- “Best regards”
- “Kind regards”
- “Respectfully yours”
และปิดท้ายด้วยชื่อของคุณ ตำแหน่งงานของคุณในช่วงท้ายของจดหมาย
ประเภทของจดหมายในการทำงานที่พบได้บ่อย
ในส่วนนี้ของบทความ พวกเราจะพอไปรู้จักกับประเภทของจดหมายในการทำงานที่พบได้บ่อยในสถานการณ์ต่าง ๆ หลังจากที่คุณอ่านส่วนนี้ คุณจะสามารถที่จะเลือกใช้รูปแบบของจดหมายที่ตรงกับความต้องการของคุณในการสื่อสารได้อย่างง่ายมากขึ้น
- จดหมายแนะนำตัว
นี่คือรูปแบบของจดหมายในการทำงานที่ใช้เพื่อการแนะนำตัวคุณเองให้กับผู้ว่าจ้างและเน้นถึงความสามารถที่คุณมีรวมไปถึงคุณสมบัติต่าง ๆ ที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานที่เปิดรับ โดยคุณจำเป็นต้องเขียนจดหมายแนะนำตัวเมื่อคุณต้องการสมัครงานและโดยปกติมันมักจะแนบเรซูเม่(ประวัติการทำงานโดยย่อ)ไปพร้อม ๆ กับจดหมายแนะนำตัว
จดหมายแนะนำตัวโดยปกติมักจะใส่เนื้อหาเกี่ยวกับประสบการณ์และความสำเร็จที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่คุณสมัคร โดยคุณสามารถแจ้งความขอบคุณและความต้องการสำหรับโอกาสในการสัมภาษณ์หรือสอบถามข้อมูลอื่น ๆ เพิ่มเติมได้
พวกเราแนะนำให้คุณใช้รูปแบบทางการเมื่อคุณต้องการเขียนจดหมายแนะนำตัว โดยรูปแบบของการเขียนจำเป็นต้องมีการกระจายข้าง (เท่ากันทั้งสองด้านซ้ายและขวา) และด้านล่างคือตัวอย่างของจดหมายแนะนำตัวสำหรับการสมัครงาน
ตัวอย่างจดหมายแนะำตัวในรูปแบบอื่น ๆ
- จดหมายแนะนำ
จดหมายแนะนำตัวนั้นทำหน้าที่ตามความหมายจากชื่อของมัน และเป็นรูปแบบหนึ่งของจดหมายในการทำงานที่ใช้เพื่อแนะนำใครบางคนที่เหมาะสมกับตำแหน่งหรือสิ่งนั้น ๆ ในจดหมายรูปแบบนี้ไม่จำเป็นต้องอ้างถึงตนเอง แต่จำเป็นต้องอ้างถึงคนที่คุณต้องการที่จะแนะนำ โดยการใช้งานจดหมายฉบับนี้สามารถใช้ได้เพื่อแนะนำการเลื่อนขั้น การเป็นหัวหน้าโครงการ หรืออ้างถึงพนังงานคนอื่นที่ควรได้รับรางวัล
และเหมือนกับจดหมายประเภทอื่น ๆ จดหมายแนะนำตัวนั้นจำเป็นต้องปฏิบัติหรือเขียนในรูปแบบที่เฉพาะเจาะจง โดยส่วนใหญ่แล้วเนื้อหาจะถูกเขียนขึ้นในมุมมองของบุคคลที่ 3 และเนื้อหาควรที่จะให้ความสนใจไปที่ความสำเร็จหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบุคคลที่คุณต้องการแนะนำ (โดยสอดคล้องกับเจตนาของการแนะนำ)
และนี่คือตัวอย่างสำหรับการเขียนจดหมายแนะนำเพื่อการเลื่อนขั้นตำแหน่ง
- จดหมายแสดงเจตจำนง
จดหมายแสดงเจตจำนงนั้นคือรูปแบบจดหมายพื้นฐานในการทำงานโดยคุณสามารถใช้งานเพื่อแสดงความต้องการหรือความสนใจเกี่ยวกับตำแหน่งงาน หลักสูตร โอกาส หรือคำร้องขอพิเศษ (โดยปกติจะใช้ในองค์กร).
ไม่เหมือนกับจดหมายแนะนำตัว การเขียนจดหมายแสดงเจตจำนงนั้นไม่จำเป็นต้องอ้างถึงความสำเร็จ ทักษะหรือความสำเร็จเฉพาะทาง แต่จะเป็นการดีกว่าที่จะเน้นย้ำไปที่คำแนะนำโดยคร่าว ในจดหมายแสดงเจตจำนงนั้น คุณเพียงแค่ต้องการแนะนำตัวเองอย่างมั่นใจและอธิบายความต้องการ ความสนใจที่เกี่ยวกับโอกาสนี้
นี่คือตัวอย่างของจดหมายแสดงเจตจำนงเพื่อจัดซื้ออุปกรณ์ใหม่
- จดหมายลาออก
อีกหนึ่งจดหมายที่พบได้บ่อยในการทำงานคือจดหมายลาออก โดยเนื้อหาจะอ้างถึงการแจ้งการลาออกจากบริษัทดังกล่าวอย่างเป็นทางการในเวลาที่เฉพาะเจาะจง
จดหมายลาออกนั้นจำเป็นต้องระบุที่อยู่ถึงเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือบางครั้งอาจจำเป็นต้องกล่าวถึงหัวหน้างาน แต่ไม่จำเป็นเสมอไป (สำหรับการระบุถึงหัวหน้างาน) ขึ้นอยู่กับกระบวนการลาออกของบริษัทนั้น ๆ โดยเนื้อหาที่จำเป็นต้องระบุในจดหมายลาออกคือ (1) วันที่บังคับใช้หรือวันที่จดหมายลาออกมีผล (2) เหตุผลในการลาออก (3) ขอบคุณโอกาสที่ได้ในการทำงานใต้บริษัท (4) เสนอความช่วยเหลือในการถ่ายโอนงาน
- จดหมายร้องเรียน
กำลังต้องการร้องเรียนหรือรายงานปัญหาที่เกิดขึ้นกับผลิตภัณฑ์ การบริการหรือการขนส่ง การร้องเรียนเหล่านี้คือสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับการเขียนจดหมายร้องเรียน โดยควรที่จะใช้น้ำเสียง(ในการเขียน)ด้วยความเคารพเกี่ยวกับการรายงานปัญหาดังกล่าวอย่างละเอียด โดยให้มีรายงานเฉพาะเจาะจงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยที่ผู้รับไม่จำเป็นต้องสอบถามปัญหาเพิ่มเติมเพื่อความชัดเจนที่มากขึ้นเกี่ยวกับการร้องเรียนของคุณ
ด้านล่างนี้จะเป็นตัวอย่างของจดหมายร้องเรียนเกี่ยวกับบัญชีธนาคาร
- จดหมายเชิญอย่างเป็นทางการ
นี่คือจดหมายในการทำงานที่ถูกเขียนเมื่อคุณต้องการเชิญบุคคลสำคัญเข้าร่วมงานกิจกรรมต่าง ๆ โดยจดหมายเชิญอย่างเป็นทางการนี้ จำเป็นต้องเขียนภายใต้กฏเกณฑ์และน้ำเสียง(ในการเขียน)ที่สุภาพ เนื้อหาของจดหมายควรจะที่ระบุถึงข้อมูล รายละเอียดอย่างแน่ชัดของกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นวัน กำหนดการณ์ เวลา รายละเอียดอื่น ๆ เพื่อให้บุคคลที่คุณเชิญนั้นสามารถที่จะกำหนดตารางเวลาของตนเองเพื่อกิจกรรมดังกล่าวได้
นี่คือจดหมายเชิญอย่างเป็นทางการที่อาจช่วยเหลือคุณเป็นอย่างมากในอนาคต
ตัวอย่างจดหมายเชิญอย่างเป็นทางการ
- จดหมายการตอบรับ
จดหมายการตอบรับนั้นเป็นจดหมายทางการที่ตอบรับจดหมายการขอทุนเพื่อการศึกษา ตำแหน่งงานในบริษัท หรือในโอกาสอื่น ๆ โดยเนื้อความและจุดประสงค์ของจดหมายดังกล่าวนั้นเป็นการบอกผู้รับถึงการตอบรับตามเนื้อความที่ผู้ส่งส่งจดหมายมา ปกติแล้วเนื้อหาในจดหมายตอบรับนั้นจะระบุถึงตำแหน่ง รายละเอียดโครงการ วันเริ่มต้น คำอธิบายเพิ่มเติม หรือแม้กระทั่งพันธะผูกพันทางการเงิน
นี่คือตัวอย่างของจดหมายตอบรับสำหรับการอนุมัติการขอรับทุนการศึกษา
จดหมายที่อ้างถึงในบทความนี้เป็นจดหมายที่ถูกพบได้บ่อยในระหว่างการทำงาน ตอนนี้มีคุณมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับประเภทจดหมายและสามารถตัดสินใจได้แล้วว่าคุณควรที่จะใช้รูปแบบของจดหมายแบบไหนในสถานการณ์การทำงาน
นี่แค่จุดเริ่มต้นเท่านั้น อย่าลืมที่จะกำหนดน้ำเสียงและเนื้อหาให้เหมาะสมกับเนื้อความที่คุณต้องการและผู้รับ เมื่อเนื้อหา รูปแบบและบริบทของคุณไปด้วยกันและเกี่ยวข้องกัน การสื่อสารในที่ทำงานหรือเพื่อการทำงานของคุณจะมีประสิทธิภาพและทำให้คุณสามารถได้รับสิ่งดี ๆ กลับมา
วิธีการเขียนจดหมายในการทำงานให้น่าสนใจ
คุณกำลังวางแผนที่จะโยกย้ายงานหรือกำลังสมัครขอทุนการศึกษาอยู่ใช่หรือไม่? หรือคุณกำลังคิดถึงวิธีการเขียนจดหมายต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานด้วยภาษาอังกฤษให้ดูน่าสนใจ? ไม่ต้องกังวล ด้านล่างนี้จะเป็นวิธีการเขียนจดหมายต่าง ๆ ให้ดูน่าสนใจ
- ให้ความสนใจไปกับสิ่งที่คุณต้องการ;เป็นเหตุเป็นผล – เมื่อรู้ถึงประเภทของจดหมายที่คุณต้องการเขียน คุณจะสามารถให้ความสนใจไปที่สิ่งที่คุณต้องการจะสื่อและเหตุผลว่าทำไมคุณถึงจำเป็นต้องเขียนจดหมาย หรือลองทบทวนด้วยคำถามเหล่านี้ :
- ทำไมต้องเขียนจดหมายฉบับนี้?
- ใครที่จะได้รับจดหมายฉบับนี้?
- อะไรคือข้อมูลหรือการตอบรับที่ควรได้รับหลังจากส่งจดหมายฉบับนี้?
- ใช้คำที่เป็นทางการและเหมาะสม – มีคำในภาษาอังกฤษมากมายที่เหมาะสมกับบริบทในการทำงาน จดหมายที่ใช้ในการทำงานนั้นจำเป็นต้องมีคำเหล่านั้นเพื่อทำให้เนื้อความในจดหมายนั้นมีความเป็นทางการและเหมาะสมเพื่อสร้างความเป็นมืออาชีพให้ปรากฏในจดหมาย
- ทำให้ง่ายต่อการอ่านและการทำความเข้าใจ – การเขียนจดหมายให้สามารถเข้าใจได้ง่ายนั้นจะทำให้ผู้รับของคุณสามารถรับทราบถึงเนื้อความหรือเนื้อหาที่คุณต้องการสื่อได้อย่างชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจดหมายฉบับนั้นเขียนขึ้นมาเพื่อถ่ายโอนงาน
- ใช้รูปแบบตัวอักษรและขนาดของตัวอักษรที่เป็นมาตราฐาน – รูปแบบตัวอักษรที่เป็นมาตราฐานนั้นคือ Times New Roman และ Arial ส่วนขนาดตัวอักษรที่เป็นมาตราฐานสำหรับการทำงานคือขนาด 12
- ให้ความสนใจไปที่รูปแบบ การเว้นวรรค และการจัดหน้ากระดาษ – การจัดการหน้ากระดาษนั้นเป็นสิ่งสำคัญในการเขียนจดหมายที่ใช้ในการทำงาน โดยการเว้นบรรทัดในจดหมายในการทำงานนั้นเมื่อขึ้นย่อหน้าใหม่ควรจะขึ้นบรรทัดใหม่สองบรรทัด ส่วนเนื้อความเดียวกันใช้เพียงบรรทัดเดียว ระยะขอบกระดาษมีระยะประมาณ 1 นิ้วจากทุกด้าน และขนาดของกระดาษในการเขียนจดหมายคือขนาด 8” คูณ 11” หรือขนาด A4
- ตรวจทานอยู่เสมอ– การอ่านทวนจดหมายที่คุณเขียนขึ้นมานั้นคือสิ่งที่ควรทำให้เป็นนิสัย เพื่อตรวจเช็คข้อผิดพลาดเกี่ยวกับไวยากรณ์ การสะกด เครื่องหมายวรรคตอน การพิมพ์อักษรพิมพ์ใหญ่ การเลือกใช้คำและรูปแบบของจดหมาย หากคุณไม่มั่นใจ คุณสามารถที่จะสอบถามเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนของคุณในการช่วยตรวจทานได้ เพื่อให้จดหมายของคุณนั้นมีความชัดเจนและมีความน่าประทับใจ รวมไปถึงอย่าลืมที่จะใส่ลายนามของคุณเข้าไปในจดหมายด้วยเช่นกัน
