Деловое письмо на английском языке: примеры, правила и виды

Вы когда-нибудь смотрели на пустую страницу, размышляя о том, как начать или какого формата придерживаться, чтобы написать деловое письмо? Это непросто, не так ли? Сперва необходимо подумать о типе делового письма, и это будет зависеть от того, кому вы его адресуете.

В профессиональной сфере четкое и краткое общение играет важную роль. Когда вам необходимо выразить что-то официально, вы обращаетесь к деловому письму. Существует несколько типов деловых писем, важных для различных ситуаций, таких как поиск работы, выражение намерений о конкретной должности, рекомендация кандидата, жалобы и увольнение, а также приглашение на событие. Каждый тип письма имеет свои особенности и необходимые элементы, которые следует учитывать при написании. Четкость, лаконичность и профессионализм являются ключевыми аспектами успешного делового письма.

Что такое деловое письмо и где оно используется?

Деловые письма – это официальные письма, используемые в деловых обстановках. В бизнесе они играют важную роль в передаче информации, установлении и поддержании хороших отношений, а также заключении соглашений. Они помогают выразить свои намерения формально, будь то подача заявки на работу или рекомендация на кандидата.

В различных ситуациях мы можем использовать деловые письма. Например, когда подаёте заявку на новую работу, вам нужно составить и отправить сопроводительное письмо вместе с вашим подробным резюме. Если ваш начальник просит вас предложить кандидата на повышение, вам нужно написать рекомендательное письмо. Если у вас есть жалоба на ваш заказ, вы можете написать письмо с жалобой продавцу. Если вы планируете уволиться, то лучшим вариантом будет увольнительное письмо. Общем в любой ситуации всегда можно написать бизнес-письмо, подходящее к ситуации.

Написание делового письма зависит от ваших намерений. Вам просто нужно обратить внимание на элементы и формат письма, которое вы пишете. Прежде всего, необходимо задать профессиональный тон содержанию вашего письма.

Элементы делового письма

Поскольку существует типов деловых писем и их форматов, иногда бывает трудно определить, какие из них соответствуют вашим намерениям. Однако, элементы большинства писем схожи с друг другом.

Заголовок – это первая часть письма, которая находится в верхней части письма.
- Имя получателя
- Должность получателя
- Компания или организация получателя с указанием адреса
- Контактная информация получателя
Приветствие – это то, как вы должны обратиться
- Dear Mr./Ms. Last name
- Dear Sir/Madam
- To whom it may concern – используется, когда вы не уверены в имени вашего получателя
Основная часть – включает в себя ваше намерение, вашу квалификацию, ученую степень и т.д.
- Изложите свою цель в первом абзаце
- Подчеркните свою степень, квалификацию и навыки
- Укажите достижения или любое соответствующее обучение
- Выразите благодарность в конце абзаца
- Выразите признательность за ожидаемую обратную связь
Прощание – заключительные слова, демонстрирующее вежливость
- такие слова как “Sincerely yours”
- “Thank you”
- “Best regards”
- “Kind regards”
- “Respectfully yours”

Ваше имя и должность также должны быть указаны в заключении.

Какие типы деловых писем часто используются?

В этой части статьи мы представим семь основных типов деловых писем, которые обычно используются в бизнес сфере. После прочтения вы сможете решить, какой тип вы хотите использовать, в зависимости от вашего предполагаемого сообщения и цели написания.

Cover Letter (Сопроводительное письмо)

Этот тип делового письма знакомит потенциального работодателя с вами и выделяет ваши навыки и квалификацию для конкретной вакансии. Вы пишете сопроводительное письмо, когда подаете заявку на работу, и обычно оно прикрепляется к вашему резюме.

Сопроводительное письмо содержит краткое описание вашего опыта и достижений, в основном относящихся к должности, на которую вы претендуете. Вы также выражаете свой энтузиазм по поводу возможности связаться с вами и пройти собеседование.

При написании сопроводительного письма рекомендуется использовать блочный формат. Элементы сопроводительного письма, оформленного в виде полного блока, выравниваются по левому краю. Ниже приведен пример сопроводительного письма для заявления о приеме на работу.

Пример сопроводительного письма на английском

Больше примеров вы можете найти здесь.

Recommendation Letter (Рекомендательное письмо)

Как следует из самого названия, рекомендательное письмо – это один из видов деловых писем, цель которого – рекомендовать кого-либо на определенную должность. На этот раз вы не рассказываете о себе или своей квалификации, а рассказываете о конкретном человеке, которого хотите порекомендовать. Рекомендацией может быть повышение по службе, назначение руководителя проекта или награждение достойного сотрудника.

Как и другие виды деловых писем, рекомендательное письмо имеет определенный формат. Большая часть письма написана от третьего лица. Содержание письма должно быть сосредоточено на выделении соответствующей информации о человеке, которого вы рекомендуете.

В этом письме также настоятельно рекомендуется использовать блочный формат. Вы указываете на трудовую этику сотрудника, его взаимоотношения на работе и потенциал для успеха организации.

Вот пример рекомендательного письма для продвижения кого-либо по службе.

Letter of Intent (Письмо о намерениях)

Письмо о намерениях — это общий тип делового письма, в котором вы выражаете сильную заинтересованность в работе, программе, возможностях или особых пожеланиях (обычно внутренних).

В отличие от сопроводительного письма, в письме о намерениях не обязательно подробно описывать вашу квалификацию, конкретные навыки или достижения, но лучше кратко изложить их. В письме о намерениях вы должны уверенно представляеться и кратко объяснить, почему вы подходите для этой должности или почему вас заинтересовала конкретная возможность.

Вот пример письма о намерениях приобрести нового предмета.

Пример письма о намерениях на английском

Resignation Letter (Заявление об увольнении)

Одним из наиболее распространенных видов деловых писем является заявление об увольнении. Цель этого письма – официально уведомить вашего работодателя о том, что вы покидаете компанию в определенный момент времени.

Заявление об увольнении адресуется менеджеру по персоналу и иногда включает в себя непосредственного начальника сотрудника, но это необязательно. Это зависит от процесса увольнения в компании. Основными деталями в заявлении об увольнении являются (1) дата вступления в силу, (2) причина увольнения, (3) благодарность за возможность работать в компании и (4) предложение помощи при переходе.

Пример заявления об увольнении н английском

Complaint Letter (Письмо с жалобой)

Сообщить о проблеме с продуктом, услугой или доставкой? Правильнее всего выразить это в письме-жалобе. Излагая детали своих претензий уважительным тоном. Будьте максимально конкретны. Ваш адресат не будет задавать вам дополнительных разъяснений и вопросов по поводу вашей жалобы, если вы изложите ее в подробном письме.

Ниже приведен пример письма с жалобой на списание средств со счета в банке.

Пример письма-жалобы на английском

Formal Invitation Letter (Официальное письмо-приглашение)

Этот тип делового письма пишется, когда вы хотите пригласить известного человека на мероприятие. Официальное письмо-приглашение должно быть хорошо оформлено и выдержано в вежливом тоне. Письмо должно содержать подробную информацию о мероприятии, включая дату, место проведения, время и программу, чтобы приглашенный вами человек мог составить расписание для него.

Этот пример официального письма-приглашения может оказаться вам очень полезным в будущем.

Пример официального письма-приглашения на английском

Acceptance Letter (Письмо о приеме)

Письмо о приеме – это официальное письмо, отправляемое в качестве положительного ответа на заявку в определенное учебное заведение, компанию или на другую возможность. Цель письма – официально проинформировать получателя о том, что он был принят. В письме обычно содержится подробная информация о вакансии или программе, включая дату начала, описание и финансовые обязательства.

Вот пример письма о положительном приеме кандидата на получение стипендии.

Письмо о приеме на английском

Письма, упомянутые в этой статье, обычно используются в деловых ситуациях. Теперь, когда у вас есть представление о типах деловых писем, вы можете, наконец, решить, какие именно слова вы собираетесь использовать в своем деловом сообщении.

Помните, что это только отправная точка. Определите тон и содержание вашего конкретного сообщения и адресата. При правильном формате и содержании ваши деловые письма будут эффективными и приведут к желаемому результату.

Как написать деловое письмо, которое привлечет внимание?

Вы устраиваетесь на новую работу или на учебную стипендию? Задумываетесь о том, как написать и начать деловое письмо на английском языке? Не волнуйтесь. Ниже приведены советы..

Сосредоточьтесь на своей цели; у вас должна быть четкая причина. Определите тип письма, которое вы хотите отправить, чтобы сосредоточиться на своей цели и причинах, по которым вы пишете это письмо. Переходите прямо к делу. Задайте себе следующие вопросы:

- Почему я должен написать это письмо?
- Кому я хочу отправить это письмо?
- Какую информацию или ответ я ожидаю получить после этого?

Используйте официальные и уместные слова. В английском языке есть слова, которые уместны только в деловом контексте. Деловое письмо должно содержать официальные слова, которые придадут ему более профессиональный тон.

Легко читается и усваивается. Пишите свое письмо доступно, чтобы читателю было легко его понять. Соблюдайте правильную расстановку абзацев и переходов.
Используйте стандартные стили и размеры шрифтов. Стандартными стилями шрифта являются Times New Roman и Arial, а стандартный размер шрифта для всех типов деловых писем равен 12.

Обратите внимание на форматирование, интервалы и отступы. В настоящее время при написании деловых писем широко используется модифицированный формат печатного текста. В каждом абзаце делового письма через одинарный интервал и через двойной интервал между абзацами с отступом в 1 дюйм со всех сторон. Стандартным типом документа является формат Letter (8 ” X 11”) или A4.
Перечитайте несколько раз. Возьмите за привычку перечитывать свое письмо много раз, чтобы проверить, нет ли в нем грамматических, орфографических, пунктуационных ошибок, заглавных букв, выбора слов и форматирования. Если вы не уверены в себе, вы можете попросить коллегу или друга отредактировать ваше письмо для большей ясности и результативности. Не забудьте подписать свое письмо.