Нарийвчилсан жишээ бүхий бизнесийн захидлын хамгийн түгээмэл хэрэглэгддэг төрлүүд
Оршил
Та хэзээ нэгэн цагт хоосон хуудас ширтэж, юу бичих эсвэл бизнесийн мессежээ үүсгэхийн тулд ямар форматыг дагаж мөрдөх талаар бодож байсан уу? Энэ нь амар биш, тийм үү? Та ямар төрлийн бизнесийн захидал бичихээ бодох хэрэгтэй бөгөөд энэ нь таны захидалд хэнд хандаж байгаагаас хамаарна. Маш олон зүйлийг анхаарч үзэх хэрэгтэй бөгөөд тэдгээр нь заримдаа төөрөгдөлд ордог.
Шинэ ажилд орох хүсэлт гаргах, тодорхой албан тушаалын талаар санаа бодлоо илэрхийлэх, хэн нэгнийг санал болгох, ямар нэг зүйлийн талаар гомдоллох, ажлаасаа гарах, хэн нэгнийг арга хэмжээнд урих гэх мэт зүйлс бизнесийн ертөнцийн нэг хэсэг юм. Эдгээр зүйлс нь таны мессежийг үр дүнтэй дамжуулахын тулд мэргэжлийн ур чадвар шаарддаг.
Мэргэжлийн ертөнцөд тодорхой бөгөөд товч харилцаа холбоо чухал байдаг. Та албан ёсны мессежээр ямар нэг зүйлийг илэрхийлэх гэж оролдохдоо бизнесийн захидал бичдэг. Олон төрлийн бизнесийн захидал байдаг бөгөөд энэ нийтлэлийг уншихад тохиромжтой.
Бид бизнесийн захидлын хамгийн түгээмэл хэрэглэгддэг долоон төрөлд анхаарлаа хандуулах болно; бид танд тэдгээрийн чухал элементүүдийн талаар ойлголт өгөх болно; мөн жишээг ашиглан лавлагаа өгнө үү. Нэмэлт зүйл нэмэхийн тулд бид ирээдүйн бизнесийн захидлын бичвэрүүддээ ашиглах сонирхолтой бизнесийн захидалтай болох үр дүнтэй зөвлөгөөг хуваалцах болно.
Бизнесийн захидал гэж юу вэ, бид тэдгээрийг хаана ашигладаг вэ?
Бизнесийн захидал бол бизнесийн нөхцөл байдалд хэрэглэгддэг албан ёсны захидал юм. Бизнесийн салбарт бизнесийн захидал нь мэдээлэл дамжуулах, сайн харилцаа тогтоох, гэрээ хэлэлцээр байгуулах хүчирхэг хэрэгсэл юм. Бизнесийн захидал нь албан тушаалд өргөдөл гаргах эсвэл хэн нэгэнд санал болгох эсэхээс үл хамааран хүсэл эрмэлзэлээ албан ёсоор илэрхийлэхэд тустай хэрэгсэл юм.
Бид бизнесийн захидлыг ашиглаж болох янз бүрийн нөхцөл байдал байдаг. Хэрэв та шинэ ажилд орохоор өргөдөл гаргаж байгаа бол иж бүрэн анкеттайгаа хамт гайхалтай хамгаалах захидал үүсгэж, илгээх ёстой. Хэрэв дарга тань таныг албан тушаал ахихыг санал болгохын тулд нэр өгөхийг хүсэх юм бол та зөвлөмжийн захидал өгөх ёстой. Хэрэв танд захиалгатай холбоотой гомдол байгаа бол худалдагч руу гомдлын захидал бичиж болно. Хэрэв та огцрох гэж байгаа бол огцрох өргөдөл нь таны хамгийн сайн сонголт юм. Нөхцөл байдал ямар ч байсан таны бичиж болох бизнесийн захидлууд үргэлж байдаг.
Бизнесийн захидал бичих нь таны хүсэл эрмэлзлээс хамаарна. Та зүгээр л бичиж буй захидлын элемент, хэлбэрийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Хамгийн гол нь захидлынхаа агуулгад мэргэжлийн өнгө аясыг тохируулах шаардлагатай.
Бизнес захидлын элементүүд
Маш олон төрлийн бизнесийн захидал, тэдгээрийн форматтай тул заримдаа ямар төрлийн бизнесийн захидал таны зорилгод тохирохыг мэдэхгүй байх нь үнэхээр хэцүү байдаг. Гэсэн хэдий ч та захидлынхаа элементүүдийг мэргэжлийн хэлбэрээр авч үзэх хэрэгтэй.
- Гарчиг – энэ нь захидлын эхний хэсэг бөгөөд захидлын дээд талд байрлана.
- Хүлээн авагчийн нэр
- Хүлээн авагчийн гарчиг
- Хүлээн авагчийн компани эсвэл байгууллага хаягтай
- Хүлээн авагчийн холбоо барих мэдээлэл
- Мэндчилгээ – Та хүлээн авагчдаа ингэж хандаж байна.
- Эрхэм ноён/хатагтай. Овог нэр
- Хүндэт ноён / хатагтай
- Энэ нь хэнд хамаатай байж болох вэ – хүлээн авагчийнхаа нэрийг мэдэхгүй байгаа үед хэрэглэнэ
- Их бие – таны хүсэл эрмэлзэл, мэргэшил, зэрэг гэх мэт.
- Эхний догол мөрөнд зорилгоо хэл
- Өөрийн зэрэг, мэргэшил, ур чадвараа тодруул
- Амжилт эсвэл холбогдох сургалтыг оруулна уу
- Төгсгөлийн догол мөрөнд талархлаа илэрхийл
- Хүлээгдэж буй санал хүсэлтэд талархаж байгаагаа харуул
- Хаалт – эелдэг байдлыг харуулсан хаалтын мэдэгдэл
- “Хүндэтгэсэн” гэх мэт төгсгөлийн үгс
- “Баярлалаа”
- “Хүндэтгэсэн”
- “Сайн хүндэтгэл”
- “Таныг хүндэтгэе”
Таны нэр, гарчиг нь төгсгөлийн мэдэгдлийг дагаж мөрддөг.
Бизнесийн захидлын хамгийн түгээмэл хэрэглэгддэг төрлүүд
Өгүүллийн энэ хэсэгт бид бизнесийн нөхцөл байдалд түгээмэл хэрэглэгддэг шилдэг долоон төрлийн бизнесийн захидлуудыг танилцуулах гэж байна. Уншсаны дараа та өөрийн захиас болон бичих зорилгоос хамааран ямар төрлийг ашиглахаа шийдэж болно.
- Cover Letter – Нүүр захидал
Энэ төрлийн бизнесийн захидал нь таныг боломжит ажил олгогчтой танилцуулж, тодорхой ажлын байрны ур чадварыг онцлон харуулах болно. Та ажилд орохдоо хавсаргасан захидал бичдэг бөгөөд энэ нь ихэвчлэн таны дэлгэрэнгүй анкет дээр хавсаргасан байдаг.
Хамгаалалтын захидал нь таны өргөдөл гаргаж буй албан тушаалд голчлон хамаатай туршлага, амжилтуудын хураангуйг агуулдаг. Та ч бас холбогдож, ярилцлага авах боломжтой байгаадаа баяртай байгаагаа илэрхийлж байна.
Хамгаалалтын захидал бичихдээ блок форматыг ашиглахыг зөвлөж байна. Бүтэн блок маягийн нүүр захидлын элементүүдийг зүүн талд зэрэгцүүлсэн байна. Доорх нь ажилд орох өргөдлийн захидлын жишээ юм.
Example of a Cover letter – Нүүр хуудасны жишээ
Нэмэлт захидлын жишээг манай вэбсайт дээрх нийтлэлээс олж болно.
- Recommendation Letter – Зөвлөмжийн захидал
Нэрнээс нь харахад зөвлөмжийн захидал нь тодорхой албан тушаалд хэн нэгнийг батлах зорилготой бизнесийн захидлуудын нэг юм. Энэ удаад та өөрийнхөө болон ур чадварын тухай ярихгүй, харин санал болгохыг хүссэн тодорхой хүнийхээ тухай ярьж байна. Зөвлөмж нь албан тушаал ахих, төслийн удирдагч эсвэл шагнал авах гавьяатай ажилтан байж болно.
Бусад төрлийн бизнесийн захидлын нэгэн адил зөвлөмжийн захидал нь тодорхой форматыг дагаж мөрддөг. Захидлын ихэнх хэсгийг гуравдагч этгээдийн хэлбэрээр бичсэн байдаг. Захидлын агуулга нь таны батлах гэж буй хүний талаархи холбогдох мэдээллийг тодруулахад чиглэгдэх ёстой.
Энэ захидалд блок маягийн форматыг ашиглахыг зөвлөж байна. Та тухайн хүний ажлын ёс зүй, ажлын харилцаа, байгууллагын амжилтанд хүрэх боломжийг зааж өгнө.
Хэн нэгний албан тушаал ахих тухай зөвлөмжийн захидлын жишээ энд байна.
- Letter of Intent – Хүсэл зоригийн захидал
Зориулалтын захидал нь ажил, хөтөлбөр, боломж эсвэл тусгай хүсэлтийг (ихэвчлэн дотооддоо) маш их сонирхож байгаагаа илэрхийлдэг бизнесийн захидлын ерөнхий төрөл юм.
Хамгаалалтын захидлаас ялгаатай нь хүсэл зоригийн захидал нь таны ур чадвар, тодорхой ур чадвар, ололт амжилтыг тодорхой зааж өгөх албагүй боловч тэдгээрийг товч дурдах нь дээр. Зориулалтын захидалд та өөрийгөө итгэлтэйгээр танилцуулж, яагаад тухайн албан тушаалд тохирох, эсвэл тодорхой боломжийг сонирхож байгаа шалтгаанаа товч тайлбарлана.
Шинэ зүйл худалдаж авах хүсэл зоригийн захидлын жишээ энд байна.
- Resignation Letter – Огцруулах бичиг
Бизнесийн захидлын хамгийн түгээмэл төрлүүдийн нэг бол огцрох өргөдөл юм. Үүний зорилго нь таныг тодорхой хугацаанд компанийг орхиж байгаагаа ажил олгогчдоо албан ёсоор мэдэгдэх явдал юм.
Огцруулах бичиг нь хүний нөөцийн менежерт хаяглагдсан бөгөөд заримдаа ажилтны шууд ахлагчийг багтаасан байх ч шаардлагагүй. Энэ нь компанийг огцруулах үйл явцаас хамаарна. Огцрох өргөдлийн үндсэн мэдээлэл нь (1) хүчин төгөлдөр болсон огноо, (2) ажлаасаа гарах шалтгаан, (3) компанид ажиллах боломж олгосонд талархаж буй байдал, (4) шилжилтийн үед туслалцаа үзүүлэх тухай юм.
Огцруулах захидлын жишээ энд байна
- Complaint Letter – Гомдлын захидал
Бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ, хүргэлттэй холбоотой асуудлыг мэдээлэх үү? Үүнийг гомдлын бичгээр илэрхийлэх нь илүү албан ёсны хэрэг. Гомдлынхоо дэлгэрэнгүйг тайлбарлахдаа хүндэтгэлтэй хандаарай. Аль болох тодорхой бай. Хэрэв та гомдлынхоо талаар дэлгэрэнгүй мэдээлэл өгсөн тохиолдолд таны хүлээн авагч танаас нэмэлт тодруулга, асуулт асуухгүй.
Банкны дансны дебиттэй холбоотой гомдлын захидлын жишээг доор харуулав.
- Formal Invitation Letter – Албан ёсны урилга захидал
Энэ төрлийн бизнесийн захидал нь ямар нэгэн үйл явдалд нэр хүндтэй хүнийг урихыг хүссэн үед бичигддэг. Албан ёсны урилга захидал нь сайн форматтай, эелдэг өнгө аястай байх ёстой. Захидал нь огноо, газар, цаг, хөтөлбөр зэрэг үйл явдлын талаарх дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан байх ёстой тул таны урьсан хүн хуваарийг тохируулах боломжтой.
Энэхүү албан ёсны урилгын захидлын жишээ таны цаашдын хэрэглээнд маш их тус болно.
Албан ёсны урилгын захидлын жишээ
- Acceptance Letter – Хүлээн авах бичиг
Хүлээн авах захидал нь тодорхой боловсролын байгууллага, компани эсвэл бусад боломжийн өргөдөлд эерэг хариу болгон илгээсэн албан ёсны захидал юм. Захидлын зорилго нь хүлээн авагчид хүлээн авсан тухайгаа албан ёсоор мэдэгдэх явдал юм. Захидал нь ихэвчлэн албан тушаал эсвэл хөтөлбөрийн талаархи дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулдаг бөгөөд үүнд эхлэх огноо, тодорхойлолт, санхүүгийн үүрэг орно.
Тэтгэлэгт хамрагдахыг зөвшөөрсөн захидлын жишээ энд байна.
Энэ нийтлэлд дурдсан үсгүүдийг бизнесийн нөхцөл байдалд ихэвчлэн ашигладаг. Одоо та бизнесийн захидлын төрлүүдийн талаар ойлголттой болсон тул эцэст нь бизнесийн мессеждээ ямар үсгийг ашиглахаа шийдэж болно.
Энэ бол зөвхөн эхлэлийн цэг гэдгийг санаарай. Өөрийн тусгай мессеж болон хүлээн авагчийн ая болон агуулгыг тохируулна уу. Зөв формат, агуулгатай бол таны бизнесийн захидал үр дүнтэй харилцаж, хүссэн үр дүндээ хүрэх болно.
Сонирхолтой бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ?
Та шинэ ажил эсвэл боловсролын тэтгэлэгт өргөдөл гаргаж байна уу? Та англи хэл дээр хэрхэн үр дүнтэй бизнесийн захидал бичих талаар бодож байна уу? Санаа зоволтгүй. Сонирхолтой бизнесийн захидал бичих зөвлөмжийг доор харуулав.
- Зорилгодоо анхаарлаа төвлөрүүл; тодорхой шалтгаантай. – Илгээхийг хүсч буй захидлын төрлийг мэдэж, зорилго, яагаад тэр захиаг бичиж байгаадаа анхаарлаа төвлөрүүлэх боломжтой. Зорилгодоо шууд ханд. Дараах асуултуудыг өөрөөсөө асуугаарай.
- Би яагаад энэ захидлыг бичмээр байна вэ?
- Би энэ захидлыг хэнд илгээмээр байна?
- Дараа нь би ямар мэдээлэл эсвэл хариу хүлээж байна вэ?
- Албан ёсны бөгөөд тохиромжтой үгсийг ашигла. – Англи хэлэнд зөвхөн бизнесийн нөхцөлд тохирох үгс байдаг. Бизнесийн захидал нь өнгө аясыг илүү мэргэжлийн болгохын тулд албан ёсны бөгөөд тохиромжтой үгсийг агуулсан байх ёстой.
- Унших, ойлгоход хялбар. – Захиагаа ойлгомжтой бичээрэй, ингэснээр уншигчид тань ойлгоход хялбар байх болно. Зөв догол мөр, шилжилтийг ажиглаарай.
- Стандарт үсгийн хэв маяг, хэмжээг ашиглана уу. Стандарт үсгийн хэв маяг нь Times New Roman болон Arial бөгөөд бүх төрлийн бизнесийн үсгийн стандарт фонтын хэмжээ нь 12 байна.
- Формат, зай, доголд анхаарлаа хандуулаарай. Өөрчлөгдсөн блок хэлбэрийн формат нь өнөө үед бизнесийн захидал бичихэд түгээмэл хэрэглэгддэг формат юм. Бизнес захидал нь догол мөр бүрт нэг зайтай, догол мөр бүрийн хооронд хоёр зайтай, бүх талдаа 1 инчийн доголтой байна. Стандарт баримт бичгийн төрлийг Letter (8” X 11”) эсвэл A4 хэмжээтэй гэж тохируулсан.
- Хэд хэдэн удаа дахин уншина уу. Захиагаа олон удаа уншиж, дүрэм, зөв бичих, цэг таслал, том үсгээр бичих, үгийн сонголт, формат зэрэг алдаа байгаа эсэхийг шалгах зуршилтай болго. Хэрэв та итгэлгүй байгаа бол хамтран ажиллагсад эсвэл найзаасаа захидлаа сайтар уншиж өгөхийг хүсч, ойлгомжтой, үр дүнтэй байх болно. Захидалдаа гарын үсэг зурахаа бүү мартаарай.
Үзэл бодол:
Мэргэжлийн захидал нь таны брэнд эсвэл хувь хүний дүр төрхийг илэрхийлдэг тул танд хамгийн сайхан сэтгэгдэл төрүүлээрэй!
