پرکاربردترین نامه‌های رسمی با مثالهای دقیق
فهرست مطالب
مقدمه
آیا تا به حال به یک صفحه خالی خیره شده اید و به این فکر کرده اید که چه چیزی بنویسید یا از چه قالبی برای نامه رسمی خود استفاده کنید؟ شما باید در مورد نوع نامه رسمی که میخواهید بنویسید فکر کنید و این بستگی به این دارد که در نامه خود چه کسی را مورد خطاب قرار می دهید. موارد زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید و گاهی اوقات گیج کننده می‌شود.
درخواست برای یک شغل جدید، ابراز خواسته در مورد یک موقعیت خاص، توصیه به کسی، شکایت از چیزی، استعفا دادن، دعوت از کسی به یک رویداد و موارد دیگری از این قبیل بخشی از دنیای تجارت است. این چیزها به مهارت های حرفه ای نیاز دارند تا پیام شما به طور موثر منتقل شود.
در دنیای حرفه ای، ارتباط واضح و مختصر کلیدی است. وقتی می خواهید چیزی را از طریق یک پیام رسمی بیان کنید، یک نامه رسمی می نویسید. نامه های تجاری انواع مختلفی دارند که در این مقاله به آنها می‌پردازیم
ما بر روی هفت نوع از نامه های رسمی که بیشترین استفاده را دارند تمرکز خواهیم کرد و در مورد عناصر اساسی آنها به شما اطلاعاتی خواهیم داد. و مثال هایی درمورد هر یک به شما ارائه می‌دهیم. برای افزودن بیشتر، نکات موثری برای داشتن یک نامه رسمی جذاب با شما به اشتراک می گذاریم تا برای نامه نگاری های رسمی آینده خود مطالعه کنید.
نامه رسمی چیست و کجا از آنها استفاده می کنیم؟
نامه های رسمی به سادگی نامه هایی هستند که در موقعیت های تجاری استفاده می شوند. در صنعت تجارت، نامه های رسمی ابزار قدرتمندی برای انتقال اطلاعات، ایجاد روابط خوب و تنظیم توافق نامه هستند. نامه های رسمی ابزارهای مفیدی برای بیان رسمی قصد خود هستند، چه زمانی که برای موقعیتی درخواست می دهید یا چه زمانی که به کسی توصیه می کنید.
موقعیت های مختلفی وجود دارد که می توانیم از نامه های رسمی استفاده کنیم. اگر برای یک شغل جدید درخواست می کنید، باید یک کاورلتر چشمگیر همراه با رزومه جامع خود ایجاد و ارسال کنید. اگر رئیستان از شما بخواهد که نام شخصی را برای ترفیع معرفی کنید، باید یک توصیه نامه بدهید. اگر از سفارش خود شکایت دارید، می توانید شکایت نامه ای به فروشنده بنویسید. اگر قصد استعفا دارید، استعفا نامه بهترین گزینه شماست. شرایط هر چه که باشد، همیشه انواع نامه های رسمی وجود دارد که می توانید بنویسید.
نوشتن نامه رسمی به نیت شما بستگی دارد. فقط باید به عناصر و قالب نامه ای که می نویسید توجه کنید. بیش از همه، ایجاد لحن حرفه ای در محتوای نامه شما ضروری است.
عناصر یک نامه رسمی
انتخاب از میان تعداد بسیار زیادی از نامه رسمی و قالب های آنها، بسیار طاقت فرسا است و گاهی اوقات نمی دانید کدام نوع نامه رسمی برای هدف شما مناسب است. با این حال، شما باید عناصر نامه خود را در قالب حرفه ای نیز در نظر بگیرید.
- سرفصل – این قسمت اول نامه است و در بالای نامه قرار دارد.
- نام گیرنده
- عنوان گیرنده
- شرکت یا سازمان گیرنده با آدرس
- اطلاعات تماس گیرنده
- سلام اول نامه – به این ترتیب گیرنده خود را خطاب می کنید.
- Dear Mr./Ms. Last name
- Dear Sir/Madam
- To whom it may concern –زمانی استفاده می شود که از نام گیرنده خود مطمئن نیستید
- بدنه – شامل قصد شما، صلاحیت ها، مدرک تحصیلی و غیره است.
- در پاراگراف اول هدف خود را بیان کنید
- مدرک، صلاحیت ها و مهارت های خود را برجسته کنید
- دستاوردها یا هر آموزش مرتبطی را شامل شود
- نسبت به پاراگراف پایانی ابراز قدردانی کنید
- برای بازخورد پیش بینی شده قدردانی کنید
- خاتمه دادن – جمله پایانی که نشان از ادب دارد
- کلمات پایانی مانند “Sincerely yours”
- “Thank you”
- “Best regards”
- “Kind regards”
- “Respectfully yours”
نام و عنوان شما از جمله پایانی پیروی می کند.
پرکاربردترین انواع نامه های رسمی
در این قسمت از مقاله قصد داریم به معرفی هفت نوع نامه رسمی برتر که معمولا در موقعیت های تجاری مورد استفاده قرار می گیرند، بپردازیم. پس از خواندن، بسته به پیام مورد نظر و هدف خود از نوشتن، می توانید تصمیم بگیرید که از چه نوعی استفاده کنید.
- Cover Letter
کاور لتر
این نوع نامه رسمی شما را با یک کارفرمای بالقوه آشنا می کند و مهارت ها و صلاحیت های شما را برای یک شغل خاص برجسته می کند. زمانی که برای کار درخواست می دهید یک کاورلتر می نویسید و معمولاً به رزومه مفصل شما پیوست می شود.
یک کاورلتر حاوی خلاصه‌ای از تجربیات و دستاوردهای شما است که بیشتر مربوط به موقعیتی است که برای آن درخواست می‌کنید. شما همچنین اشتیاق خود را برای فرصتی برای تماس و مصاحبه ابراز می کنید.
توصیه می کنیم هنگام نوشتن کاورلتر از قالب بلوک استفاده کنید. عناصر کاورلتر به سبک بلوک کامل در سمت چپ تراز شده اند. در زیر نمونه ای از کاورلتر برای یک درخواست شغلی آورده شده است.
نمونه های بیشتر کاورلتر را می توانید در مقالات ما در این وب سایت پیدا کنید.
- Recommendation Letter
توصیه نامه
همانطور که از نام خود می گوید، توصیه نامه یکی از انواع نامه های رسمی است که قصد تایید شخصی برای یک موقعیت خاص را دارد. این بار، شما در مورد خود یا شایستگی های خود صحبت نمی کنید، بلکه در مورد شخص خاصی صحبت می کنید که می خواهید توصیه کنید. این توصیه می تواند یک ارتقاء، یک رهبر پروژه، یا یک کارمند شایسته باشد که باید جایزه دریافت کند.
درست مانند انواع دیگر نامه های رسمی، توصیه نامه از فرمت خاصی پیروی می کند. بیشتر قسمت های نامه به صورت سوم شخص نوشته شده است. محتوای نامه باید بر برجسته کردن اطلاعات مرتبط در مورد شخصی که تأیید می کنید متمرکز شود.
در این نامه نیز فرمت به سبک بلوک به شدت توصیه می شود. شما اخلاق کاری، روابط کاری و پتانسیل فرد برای موفقیت سازمان را نشان می دهید.
در اینجا نمونه ای از توصیه نامه برای ارتقای یک فرد است.
- Letter of Intent
نامه درخواست یک نوع کلی از نامه رسمی است که در آن شما علاقه شدید خود را به یک شغل، یک برنامه، یک فرصت یا درخواست های خاص (معمولا داخلی) ابراز می کنید.
برخلاف کاور لتر، قصد نامه لزوماً صلاحیت‌ها و مهارت‌ها یا دستاوردهای خاص شما را مشخص نمی‌کند، اما بهتر است به طور خلاصه آنها را برجسته کنید. در نامه قصد خود را با اطمینان معرفی می کنید و به طور خلاصه توضیح می دهید که چرا برای موقعیت مناسب هستید یا دلیل خود را برای علاقه مندی به یک فرصت خاص.
در اینجا نمونه ای از یک نامه درخواست برای خرید یک کالای جدید آورده شده است.
- Resignation Letter
استعفا نامه
یکی از رایج ترین انواع نامه های رسمی، استعفا نامه است. هدف از این کار این است که به طور رسمی به کارفرمای خود اطلاع دهید که در یک مقطع زمانی خاص شرکت را ترک می کنید.
نامه استعفا خطاب به مدیر منابع انسانی است و گاهی اوقات شامل مافوق مستقیم کارمند می شود، اما ضروری نیست. بستگی به روند استعفای شرکت دارد. جزئیات اولیه در نامه استعفا عبارتند از (1) تاریخ لازم الاجرا شدن، (2) دلیل ترک، (3) قدردانی از فرصت کار در شرکت، و (4) ارائه کمک برای انتقال.
- Complaint Letter
گزارش مشکلی در مورد محصول، خدمات یا تحویل؟ بیان آن در یک نامه شکایت رسمی تر است. هنگامی که جزئیات شکایت خود را توضیح می دهید، لحن محترمانه ای داشته باشید. تا جایی که می توانید واضح توضیح دهید. اگر در نامه ای با جزئیات بیان کنید، مخاطب شما توضیحات و سؤالات بیشتری در مورد شکایت از شما نخواهد پرسید.
در زیر نمونه ای از شکایت نامه در مورد حساب بانکی بدهکار شده است.
- Formal Invitation Letter
این نوع نامه رسمی زمانی نوشته می شود که می خواهید یک فرد برجسته را به یک رویداد دعوت کنید. دعوت نامه رسمی باید دارای فرمت مناسب و لحن مودبانه باشد. نامه باید حاوی اطلاعات دقیقی درباره رویداد از جمله تاریخ، مکان، زمان و برنامه باشد تا فردی که دعوت کرده‌اید بتواند برنامه‌ای برای آن تنظیم کند.
این نمونه دعوت نامه رسمی ممکن است کمک بزرگی برای استفاده آینده شما باشد.
مثال هایی از دعوت نامه
- Acceptance Letter
نامه پذیرش نامه ای رسمی است که به عنوان پاسخ مثبت به درخواست به یک موسسه آموزشی خاص، شرکت یا فرصت های دیگر ارسال می شود. هدف از نامه این است که به طور رسمی به گیرنده اطلاع دهد که آنها پذیرفته شده اند. نامه معمولا حاوی جزئیاتی در مورد موقعیت یا برنامه از جمله تاریخ شروع، توضیحات و تعهدات مالی است.
در اینجا نمونه ای از نامه پذیرش برای کمک هزینه تحصیلی است.
نامه های ذکر شده در این مقاله معمولا در موقعیت های تجاری استفاده می شود. اکنون که ایده ای در مورد انواع نامه رسمی دارید، در نهایت می توانید تصمیم بگیرید که از چه نامه خاصی در پیام تجاری خود استفاده کنید.
به یاد داشته باشید، این فقط یک نقطه شروع است. لحن و محتوا را برای پیام و گیرنده خاص خود تنظیم کنید. با فرمت و محتوای مناسب، نامه رسمی شما به طور موثر ارتباط برقرار می کند و به نتیجه دلخواه شما می رسد.
چگونه یک نامه رسمی جذاب بنویسیم؟
آیا برای شغل جدید یا بورسیه تحصیلی درخواست می دهید؟ آیا به این فکر می کنید که چگونه یک نامه رسمی موثر به زبان انگلیسی بنویسید؟ نگران نباش در زیر نکاتی برای نوشتن یک نامه رسمی جذاب آورده شده است.
- روی هدف خود تمرکز کنید؛ دلیل روشنی داشته باشد – نوع نامه ای که می خواهید ارسال کنید را بدانید تا بتوانید روی هدف خود و دلیل نوشتن آن نامه تمرکز کنید. مستقیم به اصل مطلب اشاره کنید. سوالات زیر را از خود بپرسید:
- چرا می خواهم این نامه را بنویسم؟
- من می خواهم این نامه را برای چه کسی ارسال کنم؟
- پس از دریافت چه اطلاعات یا پاسخی انتظار دارم؟
- از کلمات رسمی و مناسب استفاده کنید. – کلماتی در انگلیسی وجود دارند که فقط در زمینه های تجاری مناسب هستند. یک نامه رسمی باید حاوی کلماتی باشد که رسمی و مناسب برای حرفه ای تر کردن لحن باشد.
- آسان برای خواندن و درک. – نامه خود را به طور قابل فهم بنویسید تا خواننده شما به راحتی آن را درک کند. پاراگراف بندی و انتقال مناسب را رعایت کنید.
- از سبک ها و اندازه های استاندارد فونت استفاده کنید. سبک های استاندارد فونت Times New Roman و Arial و اندازه فونت استاندارد برای انواع حروف تجاری 12 است.
- به قالب بندی، فاصله گذاری و تورفتگی دقت کنید. قالب اصلاح شده بلوک، فرمتی رایج است که امروزه برای نوشتن نامه های تجاری مورد استفاده قرار می گیرد. یک نامه رسمی در هر پاراگراف تک فاصله و بین هر پاراگراف با فاصله 1 اینچی در همه طرف ها قرار دارد. نوع سند استاندارد روی اندازه نامه (8 اینچ X 11 اینچ) یا A4 تنظیم شده است.
- چندین بار تصحیح کنید. همیشه عادت کنید که نامه خود را بارها و بارها بخوانید تا خطاهایی مانند دستور زبان، املا، علائم نگارشی، حروف بزرگ، انتخاب کلمات و قالب بندی را بررسی کنید. اگر اعتماد به نفس ندارید، می توانید از یک همکار یا دوست بخواهید که نامه شما را برای وضوح و تاثیرگذاری تصحیح کند. فراموش نکنید نامه خود را امضا کنید.
در پایان:
یک نامه حرفه ای نشان دهنده برند یا تصویر فردی شماست، پس بهترین برداشت را از آن بسازید!