Các loại thư kinh doanh được sử dụng phổ biến nhất
Giới thiệu
Bạn đã bao giờ nhìn chằm chằm vào một trang giấy và suy nghĩ xem nên viết gì hoặc nên làm theo định dạng nào để gửi thông điệp kinh doanh của mình chưa? Thật không dễ dàng phải không? Bạn phải suy nghĩ về loại thư kinh doanh nào bạn nên viết và nó sẽ phụ thuộc vào người bạn đang đề cập đến trong thư. Có rất nhiều điều cần cân nhắc và đôi khi chúng khiến bạn bối rối.
Nộp đơn xin việc, bày tỏ ý định về một vị trí cụ thể, giới thiệu ai đó, phàn nàn về điều gì đó, từ chức, mời ai đó tham dự một sự kiện và những việc khác như thế này là một phần của thế giới kinh doanh. Những điều này đòi hỏi những kỹ năng chuyên nghiệp để truyền đạt thông điệp của bạn một cách hiệu quả.
Trong thế giới chuyên nghiệp, giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn là chìa khóa. Khi bạn đang cố gắng thể hiện điều gì đó thông qua một tin nhắn trang trọng, bạn viết một lá thư kinh doanh. Có nhiều loại thư kinh doanh khác nhau và bài viết này rất phù hợp để bạn tham khảo.
Chúng tôi sẽ tập trung vào bảy loại thư kinh doanh được sử dụng phổ biến nhất; chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các yếu tố thiết yếu của chúng; và cung cấp các ví dụ để bạn tham khảo. Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ chia sẻ một số mẹo hiệu quả để có một bức thư kinh doanh hấp dẫn bạn có thể cân nhắc trong thư kinh doanh trong tương lai của mình.
Thư kinh doanh là gì và sử dụng chúng ở đâu?
Thư kinh doanh chỉ đơn giản là những bức thư trang trọng được sử dụng trong các tình huống kinh doanh. Trong ngành kinh doanh, thư tín thương mại là công cụ mạnh mẽ để truyền tải thông tin, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và thiết lập các thỏa thuận. Thư kinh doanh là công cụ hữu ích để bày tỏ ý định của bạn một cách chính thức cho dù bạn đang ứng tuyển vào một vị trí hay giới thiệu ai đó.
Có nhiều tình huống khác nhau mà chúng ta có thể sử dụng thư kinh doanh. Nếu bạn đang xin việc mới, bạn phải tạo và gửi một lá thư xin việc ấn tượng cùng với sơ yếu lý lịch đầy đủ của bạn. Nếu sếp yêu cầu bạn gửi tên để giới thiệu ai đó thăng chức thì bạn phải đưa ra thư giới thiệu. Nếu bạn có khiếu nại về đơn đặt hàng của mình, bạn có thể viết thư khiếu nại cho người bán. Nếu bạn đang có ý định từ chức, một lá thư từ chức là lựa chọn tốt nhất của bạn. Dù trong tình huống nào, luôn có những mẫu thư kinh doanh mà bạn có thể viết.
Viết một lá thư kinh doanh phụ thuộc vào ý định của bạn. Bạn chỉ cần chú ý đến các yếu tố và hình thức của bức thư bạn đang viết. Trên hết, việc thiết lập một giọng điệu chuyên nghiệp trong nội dung bức thư của bạn là cần thiết.
Các phần của Thư kinh doanh
Với rất nhiều loại thư kinh doanh và hình thức của chúng, thật choáng ngợp đến mức đôi khi bạn không biết loại thư kinh doanh nào phù hợp với ý định của mình. Tuy nhiên, bạn cũng nên xem xét các yếu tố trong bức thư của mình theo một định dạng chuyên nghiệp.
- Mở đầu – phần đầu tiên của bức thư và xuất hiện trên cùng
- Recipient’s name
- Recipient’s title
- Recipient’s company or organization with address
- Recipient’s contact information
- Lời chào – thể hiện sự trân trọng tới người nhận.
- Dear Mr./Ms. Last name
- Dear Sir/Madam
- To whom it may concern – used when you are unsure of the name of your recipient
- Nội dung – bao gồm mong muốn, trình độ và bằng cấp của bản thân.
- State your purpose in the first paragraph
- Highlight your degree, qualifications, and skills
- Include achievements or any relevant training
- Express gratitude towards the end paragraph
- Show appreciation for the anticipated feedback
- Phần kết – câu kết thể hiện lịch sự
- Closing words like “Sincerely yours”
- “Thank you”
- “Best regards”
- “Kind regards”
- “Respectfully yours”
Tên và chức vụ sẽ viết dưới câu kết.
Những mẫu thư kinh doanh phổ biến
Trong phần này của bài viết, chúng tôi sẽ giới thiệu bảy loại thư kinh doanh phổ biến nhất được sử dụng trong các tình huống kinh doanh. Sau khi đọc, bạn có thể quyết định loại bạn muốn sử dụng tùy thuộc vào thông điệp dự định và mục đích viết của bạn.
- Cover Letter
Loại thư kinh doanh này giới thiệu bạn với một nhà tuyển dụng tiềm năng và nêu bật các kỹ năng cũng như trình độ của bạn cho một công việc cụ thể. Bạn viết một lá thư xin việc khi nộp đơn xin việc và nó thường được đính kèm với sơ yếu lý lịch chi tiết của bạn.
Thư xin việc chứa bản tóm tắt kinh nghiệm và thành tích của bạn, chủ yếu liên quan đến vị trí bạn đang ứng tuyển. Bạn cũng bày tỏ sự hào hứng với cơ hội được liên hệ và phỏng vấn.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng mẫu khi viết thư xin việc. Các phần của thư xin việc theo kiểu toàn khối được căn chỉnh ở phía bên trái. Dưới đây là một ví dụ về thư xin việc cho đơn xin việc.
Bạn có thể tìm thấy nhiều ví dụ thư xin việc hơn trong các bài viết của chúng tôi trên trang web này.
- Thư giới thiệu
Đúng như tên gọi, thư giới thiệu là một trong những loại thư kinh doanh nhằm xác nhận ai đó cho một vị trí cụ thể. Lần này, bạn không nói về bản thân hoặc trình độ của mình mà nói về một người cụ thể mà bạn muốn giới thiệu. Người giới thiệu có thể là một người được thăng chức, một người lãnh đạo dự án hoặc một nhân viên xứng đáng được khen thưởng.
Cũng giống như các loại thư kinh doanh khác, thư giới thiệu tuân theo một định dạng cụ thể. Hầu hết các phần của bức thư được viết ở ngôi thứ ba. Nội dung thư nên tập trung nêu bật những thông tin liên quan về người mà bạn đang ủng hộ.
Định dạng kiểu khối cũng rất được khuyến khích trong thư này. Bạn chỉ ra thái độ làm việc, mối quan hệ công việc và tiềm năng thành công trong tổ chức của người đó.
Đây là một ví dụ về thư giới thiệu để thăng chức cho ai đó.
- Thư đề xuất
Thư đề xuất là một loại thư kinh doanh chung trong đó bạn thể hiện sự quan tâm sâu sắc đến một công việc, một chương trình, một cơ hội hoặc các yêu cầu đặc biệt (thường là nội bộ).
Không giống như thư xin việc, thư đề xuất không nhất thiết phải nêu rõ trình độ chuyên môn đầy đủ cũng như các kỹ năng hoặc thành tích cụ thể của bạn, nhưng tốt hơn là bạn nên nêu bật chúng một cách ngắn gọn. Trong thư bày tỏ, bạn tự giới thiệu bản thân một cách tự tin và giải thích ngắn gọn lý do tại sao bạn phù hợp với vị trí đó hoặc lý do bạn quan tâm đến một cơ hội cụ thể.
Đây là một ví dụ về Thư đề xuất mua một mặt hàng mới.
- Thư từ chức
Một trong những loại thư kinh doanh phổ biến nhất là thư từ chức. Mục đích của việc này là để thông báo chính thức cho người sử dụng lao động của bạn rằng bạn sẽ rời công ty vào một thời điểm cụ thể.
Thư từ chức được gửi tới người quản lý nhân sự và đôi khi bao gồm cả cấp trên trực tiếp của nhân viên, nhưng không cần thiết. Nó phụ thuộc vào quá trình từ chức của công ty. Các chi tiết chính trong thư từ chức là (1) ngày có hiệu lực, (2) lý do rời đi, (3) đánh giá cao cơ hội làm việc tại công ty và (4) đề nghị hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi.
- Thư khiếu nại
Báo cáo sự cố sản phẩm, dịch vụ hoặc giao hàng? Sẽ trang trọng hơn nếu diễn đạt nó bằng một lá thư khiếu nại. Đặt giọng điệu tôn trọng khi bạn giải thích chi tiết về khiếu nại của mình. Hãy cụ thể nhất có thể. Người nhận sẽ không yêu cầu bạn làm rõ thêm và đặt câu hỏi về khiếu nại của bạn nếu bạn trình bày nó trong một bức thư chi tiết.
Dưới đây là ví dụ về thư khiếu nại về tài khoản ngân hàng bị ghi nợ.
- Thư mời trang trọng
Loại thư kinh doanh này được viết khi bạn muốn mời một người nổi bật đến một sự kiện. Một lá thư mời trang trọng phải có hình thức phù hợp và giọng điệu lịch sự. Bức thư phải chứa thông tin chi tiết về sự kiện bao gồm ngày, địa điểm, thời gian và chương trình để người bạn mời có thể lên lịch cho sự kiện đó.
Ví dụ về thư mời trang trọng này có thể giúp ích rất nhiều cho việc sử dụng trong tương lai của bạn
- Thư chấp thuận
Thư chấp nhận là một lá thư chính thức được gửi dưới dạng phản hồi tích cực cho đơn đăng ký vào một tổ chức giáo dục, công ty hoặc cơ hội khác. Mục đích của bức thư là để chính thức thông báo cho người nhận rằng họ đã được chấp nhận. Bức thư thường chứa thông tin chi tiết về vị trí hoặc chương trình bao gồm ngày bắt đầu, mô tả và nghĩa vụ tài chính.
Đây là một ví dụ về thư chấp nhận cấp học bổng
Những mẫu thư được đề cập trong bài viết này thường được sử dụng trong các tình huống kinh doanh. Bây giờ bạn đã có ý tưởng về các loại thư kinh doanh, cuối cùng bạn có thể quyết định mẫu thư cụ thể bạn sẽ sử dụng.
Hãy nhớ rằng, đây chỉ là điểm khởi đầu. Viết nội dung cho tin nhắn và người nhận cụ thể của bạn. Với định dạng và nội dung phù hợp, thư kinh doanh của bạn sẽ giao tiếp hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn.
Làm thế nào để viết một bức thư kinh doanh hấp dẫn?
Bạn đang xin một công việc mới hay một học bổng? Bạn đang suy nghĩ làm thế nào để viết một lá thư hiệu quả bằng tiếng Anh? Đừng lo lắng. Dưới đây là những lời khuyên để viết một bức thư kinh doanh hấp dẫn
- Tập trung vào mục đích của bạn; có lý do rõ ràng. Biết loại thư bạn muốn gửi để bạn có thể tập trung vào mục đích của mình và lý do bạn viết bức thư đó. Hãy đi thẳng vào vấn đề. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau đây:
- Tại sao tôi muốn viết lá thư này?
- Tôi muốn gửi lá thư này cho ai?
- Thông tin hoặc phản hồi nào tôi mong đợi nhận được sau đó?
- Sử dụng các từ trang trọng và phù hợp. – Có những từ trong tiếng Anh chỉ phù hợp trong bối cảnh kinh doanh. Một bức thư kinh doanh nên chứa những từ trang trọng và phù hợp để làm cho giọng điệu trở nên chuyên nghiệp hơn.
- Dễ đọc và dễ hiểu. – Viết thư của bạn một cách dễ hiểu để người đọc có thể dễ dàng hiểu được. Quan sát việc phân đoạn và chuyển tiếp thích hợp.
- Sử dụng kiểu và kích thước phông chữ tiêu chuẩn. The standard font styles are Times New Roman and Arial and the standard font size for all types of business letters is 12.
- Hãy chú ý đến định dạng, khoảng cách và thụt lề. Định dạng kiểu khối sửa đổi là định dạng được sử dụng phổ biến hiện nay để viết thư kinh doanh. Một bức thư kinh doanh có khoảng cách đơn trong mỗi đoạn và cách nhau gấp đôi giữa mỗi đoạn, với khoảng cách thụt vào 1 inch ở tất cả các cạnh. Loại tài liệu tiêu chuẩn được đặt thành khổ Letter (8” X 11”) hoặc A4.
- Đã hiệu đính nhiều lần. Luôn tạo thói quen đọc lại thư của bạn nhiều lần để kiểm tra bất kỳ lỗi nào như ngữ pháp, chính tả, dấu câu, viết hoa, lựa chọn từ và định dạng. Nếu không tự tin, bạn có thể nhờ đồng nghiệp hoặc bạn bè đọc lại thư cho bạn để rõ ràng và có tác động. Đừng quên ký vào thư của bạn.
Tổng kết:
Một bức thư chuyên nghiệp phản ánh thương hiệu hoặc hình ảnh cá nhân của bạn, vì vậy hãy tạo ấn tượng tốt nhất cho bạn!
Có thể bạn quan tâm