أنواع الرسائل التجارية الأكثر استخدامًا مع أمثلة تفصيلية
مقدمة
هل سبق لك أن حدقت في صفحة فارغة وتفكر فيما ستكتبه أو ما هو التنسيق الذي يجب عليك اتباعه لإنشاء رسالة عملك؟ الأمر ليس سهلاً، أليس كذلك؟ عليك أن تفكر في نوع رسائل العمل التي يجب أن تكتبها وسيعتمد ذلك على من تخاطبه في رسالتك. هناك الكثير من الأشياء التي يجب مراعاتها وهي مربكة في بعض الأحيان.
التقدم لوظيفة جديدة، والتعبير عن النية بشأن منصب معين، والتوصية بشخص ما، والشكوى من شيء ما، والاستقالة، ودعوة شخص ما إلى حدث ما، وأشياء أخرى مثل هذه هي جزء من عالم الأعمال. تتطلب هذه الأشياء مهارات احترافية لتوصيل رسالتك بفعالية.
في العالم المهني، يعد التواصل الواضح والموجز أمرًا أساسيًا. عندما تحاول التعبير عن شيء ما من خلال رسالة رسمية، فإنك تكتب خطاب عمل. هناك أنواع مختلفة من الرسائل التجارية وهذه المقالة مناسبة لك لقراءتها.
سنركز على الأنواع السبعة الأكثر استخدامًا من رسائل الأعمال؛ وسنقدم لك رؤى حول عناصرها الأساسية؛ وتقديم أمثلة للرجوع إليها. لإضافة المزيد، سنشارك بعض النصائح الفعالة للحصول على خطاب عمل جذاب يمكنك الاطلاع عليه في كتابات رسائل العمل المستقبلية.
ما هي الرسائل التجارية وأين نستخدمها؟
رسائل العمل هي ببساطة رسائل رسمية تستخدم في مواقف العمل. في صناعة الأعمال، تعد الرسائل التجارية أدوات قوية لنقل المعلومات وبناء علاقات جيدة وإبرام الاتفاقيات. تعد رسائل العمل أدوات مفيدة للتعبير عن نيتك رسميًا سواء كنت تتقدم لوظيفة أو توصي بشخص ما.
هناك مواقف مختلفة حيث يمكننا استخدام الرسائل التجارية. إذا كنت تتقدم للحصول على وظيفة جديدة، فيجب عليك إنشاء وتقديم خطاب تقديمي مثير للإعجاب مع سيرتك الذاتية الشاملة. إذا طلب منك رئيسك تقديم اسم للتوصية بشخص ما للترقية، فيجب عليك تقديم خطاب توصية. إذا كانت لديك شكوى بخصوص طلبك، يمكنك كتابة خطاب شكوى إلى البائع. إذا كنت تخطط للاستقالة، فإن خطاب الاستقالة هو خيارك الأفضل. مهما كان الوضع، هناك دائمًا أنواع من الرسائل التجارية التي يمكنك كتابتها.
كتابة خطاب عمل يعتمد على نواياك. عليك فقط الانتباه إلى عناصر وشكل الرسالة التي تكتبها. والأهم من ذلك كله، أنه من الضروري تحديد نغمة احترافية في محتوى رسالتك.
عناصر الرسالة التجارية
مع وجود العديد من أنواع الرسائل التجارية وتنسيقاتها، فمن المثير للدهشة أنك في بعض الأحيان لا تعرف أي أنواع الرسائل التجارية مناسبة لنيتك. ومع ذلك، يجب عليك أيضًا مراعاة عناصر رسالتك بتنسيق احترافي.
- Heading – هذا هو الجزء الأول من الرسالة وهو موجود في أعلى الرسالة.
- اسم المستلم
- عنوان المستلم
- شركة أو مؤسسة المستلم مع العنوان
- معلومات الاتصال بالمستلم
- Salutation – هذه هي الطريقة التي تخاطب بها المستلم.
- Dear Mr./Ms. Last name
- Dear Sir/Madam
- To whom it may concern –يتم استخدامه عندما لا تكون متأكدًا من اسم المستلم
- Body – يتضمن نيتك ومؤهلاتك وشهادتك وما إلى ذلك.
- اذكر هدفك في الفقرة الأولى
- سلط الضوء على شهادتك ومؤهلاتك ومهاراتك
- قم بتضمين الإنجازات أو أي تدريب ذي صلة
- التعبير عن الامتنان تجاه الفقرة الأخيرة
- أظهر تقديرك للتعليقات المتوقعة
- Closing – عبارة ختامية تدل على الأدب
- الكلمات الختامية مثل“Sincerely yours”
- “Thank you”
- “Best regards”
- “Kind regards”
- “Respectfully yours”
اسمك والمسمى الوظيفي يتبعان البيانات الختامية.
أنواع الرسائل التجارية الأكثر استخدامًا
في هذا الجزء من المقالة، سنقدم أهم سبعة أنواع من الرسائل التجارية التي يتم استخدامها بشكل شائع في مواقف العمل. بعد القراءة، يمكنك تحديد النوع الذي تريد استخدامه اعتمادًا على الرسالة المقصودة والغرض من الكتابة.
- خطاب مرفق
يقدم لك هذا النوع من خطابات العمل صاحب عمل محتمل ويسلط الضوء على مهاراتك ومؤهلاتك لوظيفة معينة. تكتب خطابًا تقديميًا عند التقدم للحصول على وظيفة وعادةً ما يتم إرفاقه بسيرتك الذاتية التفصيلية.
تحتوي الرسالة التعريفية على ملخص لخبراتك وإنجازاتك، والتي تتعلق في الغالب بالوظيفة التي تتقدم لها. أنت أيضًا تعبر عن حماسك لإتاحة الفرصة لك للاتصال وإجراء المقابلات.
نوصي باستخدام تنسيق الكتلة عند كتابة خطاب تعريفي. تتم محاذاة عناصر خطاب الغلاف بنمط الكتلة الكاملة على الجانب الأيسر. فيما يلي مثال على خطاب تقديمي لطلب وظيفة.
مثال على الخطاب المرفق
يمكن العثور على المزيد من الأمثلة على الخطابات المرفقة في مقالاتنا على هذا الموقع.
- رسالة توصية
كما يوحي الاسم نفسه، فإن خطاب التوصية هو أحد أنواع رسائل العمل التي تهدف إلى تأييد شخص ما لمنصب معين. هذه المرة، لا تتحدث عن نفسك أو عن مؤهلاتك، بل تتحدث عن شخص محدد تريد أن توصي به. يمكن أن تكون التوصية إما ترقية، أو قائد مشروع، أو موظف يستحق أن يتم منحه.
تمامًا مثل الأنواع الأخرى من رسائل الأعمال، يتبع خطاب التوصية تنسيقًا محددًا. تمت كتابة معظم أجزاء الرسالة بصيغة الغائب. يجب أن يركز محتوى الرسالة على إبراز المعلومات ذات الصلة بالشخص الذي تدعمه.
يوصى بشدة باستخدام تنسيق نمط الكتلة في هذه الرسالة أيضًا. أنت تشير إلى أخلاقيات العمل لدى الشخص وعلاقة العمل وإمكانات نجاح المنظمة.
فيما يلي مثال على خطاب توصية لترقية شخص ما.
- خطاب نوايا
خطاب النوايا هو نوع عام من خطابات العمل حيث تعبر عن اهتمام قوي بوظيفة أو برنامج أو فرصة أو طلبات خاصة (عادةً ما تكون داخلية).
على عكس خطاب التقديم، لا يحدد خطاب النوايا بالضرورة مؤهلاتك الكاملة ومهاراتك أو إنجازاتك المحددة، ولكن من الأفضل تسليط الضوء عليها لفترة وجيزة. في خطاب النوايا، تقدم نفسك بثقة وتشرح بإيجاز سبب ملاءمتك لهذا المنصب أو سبب اهتمامك بفرصة معينة.
فيما يلي مثال على خطاب نوايا لشراء عنصر جديد.
- خطاب الأستقالة
أحد أكثر أنواع رسائل العمل شيوعًا هو خطاب الاستقالة. والغرض من ذلك هو إبلاغ صاحب العمل رسميًا ورسميًا بأنك ستغادر الشركة في وقت محدد.
يتم توجيه خطاب الاستقالة إلى مدير الموارد البشرية ويتضمن أحيانًا الرئيس المباشر للموظف، ولكنه ليس ضروريًا. ذلك يعتمد على عملية استقالة الشركة. التفاصيل الأساسية في خطاب الاستقالة هي
(1) تاريخ النفاذ, (2) سبب للمغادرة, (3) تقديرًا لفرصة العمل في الشركة، و (4) تقديم المساعدة للانتقال.
فيما يلي مثال على خطاب الاستقالة
- رسالة شكوى
هل تريد الإبلاغ عن مشكلة تتعلق بمنتج أو خدمة أو توصيل؟ من الأكثر رسمية التعبير عن ذلك في خطاب شكوى. اضبط لهجة محترمة أثناء شرح تفاصيل شكواك. كن دقيق بقدر استطاعتك. لن يطلب منك المرسل إليه المزيد من التوضيحات والأسئلة حول شكواك إذا ذكرت ذلك في خطاب مفصل جيدًا.
فيما يلي مثال لرسالة شكوى بشأن حساب مصرفي مدين.
- رسالة دعوة رسمية
يتم كتابة هذا النوع من خطابات العمل عندما تريد دعوة شخص بارز إلى حدث ما. يجب أن تكون رسالة الدعوة الرسمية منسقة بشكل جيد ومهذبة في اللهجة. يجب أن تحتوي الرسالة على معلومات مفصلة جيدًا حول الحدث بما في ذلك التاريخ والمكان والوقت والبرنامج حتى يتمكن الشخص الذي قمت بدعوته من تحديد جدول زمني له.
قد يكون مثال خطاب الدعوة الرسمي هذا مفيدًا جدًا لاستخدامك المستقبلي.
- خطاب القبول
خطاب القبول هو خطاب رسمي يتم إرساله كرد إيجابي على طلب مقدم إلى مؤسسة تعليمية معينة، أو شركة، أو فرصة أخرى. الغرض من الرسالة هو إبلاغ المتلقي رسميًا بقبوله. تحتوي الرسالة عادةً على تفاصيل حول المنصب أو البرنامج بما في ذلك تاريخ البدء والوصف والالتزامات المالية.
فيما يلي مثال على خطاب القبول لمنحة دراسية.
تُستخدم الحروف المذكورة في هذه المقالة بشكل شائع في مواقف العمل. الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة عن أنواع رسائل العمل، يمكنك أخيرًا أن تقرر ما هو الخطاب المحدد الذي ستستخدمه في رسالة عملك.
تذكر أن هذه مجرد نقطة بداية. اضبط النغمة والمحتوى لرسالتك وجهاز الاستقبال الخاص بك. باستخدام التنسيق والمحتوى المناسبين، ستتواصل رسائل عملك بشكل فعال وتحقق النتيجة المرجوة.
كيف تكتب خطاب عمل جذاب؟
هل تتقدم للحصول على وظيفة جديدة أو منحة دراسية؟ هل تفكر في كيفية كتابة خطاب عمل فعال باللغة الإنجليزية؟ لا تقلق. فيما يلي نصائح لكتابة خطاب عمل جذاب.
- ركز على هدفك؛ لديك سبب واضح. – تعرف على نوع الرسالة التي تريد إرسالها حتى تتمكن من التركيز على هدفك وسبب كتابتك لهذه الرسالة. كن مباشرًا إلى هذه النقطة. اسأل نفسك الأسئلة التالية:
- لماذا أريد أن أكتب هذه الرسالة؟
- لمن أريد أن أرسل هذه الرسالة؟
- ما هي المعلومات أو الرد الذي أتوقع تلقيه بعد ذلك؟
- استخدم الكلمات الرسمية والمناسبة. – هناك كلمات باللغة الإنجليزية مناسبة فقط في سياقات الأعمال. يجب أن تحتوي رسالة العمل على كلمات رسمية ومناسبة لجعل اللهجة أكثر احترافية.
- سهلة القراءة والفهم. – اكتب رسالتك بشكل مفهوم حتى يتمكن القارئ من فهمها بسهولة. مراقبة الفقرات والانتقالات المناسبة.
- استخدم أنماط وأحجام الخطوط القياسية. أنماط الخطوط القياسية هي Times New Roman وArial وحجم الخط القياسي لجميع أنواع رسائل الأعمال هو 12.
- انتبه إلى التنسيق والتباعد والمسافة البادئة. يعد تنسيق نمط الكتلة المعدل تنسيقًا شائع الاستخدام في الوقت الحاضر لكتابة رسائل العمل. يكون خطاب العمل بمسافة مفردة في كل فقرة، ومسافات مزدوجة بين كل فقرة، مع مسافة بادئة 1 بوصة على جميع الجوانب. يتم ضبط نوع المستند القياسي على حجم Letter (8 × 11 بوصة) أو A4.
- تدقيق عدة مرات. اجعل من عادتك دائمًا إعادة قراءة رسالتك عدة مرات للتحقق من وجود أي أخطاء مثل القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم والأحرف الكبيرة واختيار الكلمات والتنسيق. إذا لم تكن واثقًا، يمكنك أن تطلب من زميل أو صديق أن يقوم بتدقيق رسالتك نيابةً عنك من أجل الوضوح والتأثير. لا تنس التوقيع على رسالتك.
فكرة:
يعكس الخطاب الاحترافي علامتك التجارية أو صورتك الفردية، لذا اجعله أفضل انطباع لديك!
