7種常用的商業書信類型及範例
總覽
你是否曾經盯著一張空白頁面，思考該寫什麼或應該遵循什麼格式來完成商業書信？這要考慮到你要寫的是哪種類型的商業書信。要完成書信，需要考慮的事情很多，有時候挺讓人困惑的。
找新工作、表達對某個職位的熱忱、推薦某人、投訴某事、辭職、邀請某人參加活動等，這些都是商業世界的一部分，需要專業的能力來傳達你想表達的內容。
在職場中，簡潔有力的溝通是關鍵。當你試圖通過正式語句表達某事時，你會寫一封商業書信。
我們將介紹七種最常用的商業書信類型，並提供基本架構與範例給你參考，我們也會分享一些小撇步，增加你寫商業書信的吸引力。
什麼是商業書信，我們在哪些情況下使用？
商業書信簡單來說就是在職場中使用的正式信件。商業書信是傳遞資訊、建立良好關係和合約協議的有力工具。無論是申請職位還是推薦函，商業書信有傳達資訊的意義。
有多種情況下都會使用商業書信。如果申請新工作，必須提交令人印象深刻的求職信以及完整履歷表。老闆要求你推薦一個人，你需要撰寫推薦信;如果你有事情想投訴，可向賣家寫投訴信;如果打算辭職，會需要辭職信。無論如何，總有對應的商業書信類型。
商業書信的內容取決於你的目的，需注意信件的元素和格式，最重要的是，在信件內容中要使用專業的語氣。
商業書信的要點
商業書信的類型及格式如此之多，有時會不知道哪種類型的商業書信適合你，但你還是要以專業的角度去書寫。
- 標頭 – 這是信件的第一部分，位於信件頂部
- 收件人姓名
- 收件人職稱
- 收件人公司或組織及地址
- 收件人聯絡資訊
- 稱呼 – 收件人稱謂
- Dear Mr./Ms. Last name
- Dear Sir/Madam
- To whom it may concern – 當不確定收件人的名字時使用
- 正文 – 包括你的目的、條件、學位等。
- 在第一段中說明你的目的
- 突出您的學位、資格和能力
- 包括成就和任何相關經驗
- 在結尾的段落中表達感謝
- 表示感謝對方的回饋
- 結尾 – 禮貌的結尾
- 結尾用詞 “Sincerely yours”
- “Thank you”
- “Best regards”
- “Kind regards”
- “Respectfully yours”
你的名字和職稱在結尾之後。
最常用的商業書信類型
在本文中，我們將介紹在職場中最常用的七種商業書信類型。
閱讀後，你可以根據目的決定要使用哪種類型的書信。
- 求職信
這種類型的商業書信向招募者介紹你自己，並強調特定工作崗位的能力和資格。在申請工作時會寫一封求職信，通常會附上詳細的履歷。
求職信包含您經歷和成就的摘要，主要是與您申請的職位相關的部分，並表達希望有面試的機會。
我們建議在撰寫求職信時使用齊頭式（block format），齊頭式的求職信左側對齊
以下是一封求職信的範例。
更多求職信範例可以在我們網站上的文章中找到。
- 推薦函
顧名思義，推薦信是用來推薦某人擔任特定職位的一種商業書信。不會談論自己與能力資格，而是談論你想推薦的特定人選。推薦的內容可以是晉升、項目負責人或應獲獎的優秀員工。
與其他類型的商業書信一樣，推薦函遵循特定格式。信的大部分內容是第三人稱形式書寫，並應突顯被推薦的人的相關資訊。
推薦信中應使用齊頭式。信中內容應說明該人的工作道德、工作關係以及個人潛力。
以下是一封推薦某人晉升的推薦函範例。
- 意向書
意向書是一種通用的商業書信，可以表達對工作、項目、機會或特殊要求的意願。
與求職信不同，意向書不一定要詳細列出全部條件、具體能力或成就，但還是要簡單地提及。在意向書中，應有自信地說明自己的目的，並簡要解釋為什麼你適合該職位或為什麼對某個特定機會感興趣。
以下是一封購買新物品的意向書範例。
- 離職信
最常見的商業書信之一是離職信。其目的是正式通知雇主你將在特定時間點離開公司。
離職信的收件人通常是人力資源經理，有時也包括員工的直屬上司，但這並非絕對，具體情況取決於公司的辭職流程。
辭職信中的主要內容包括 (1) 生效日期，(2) 離職原因，(3) 感謝在公司的工作機會，以及 (4) 提供過渡期間的幫助。
- 投訴信
客訴產品、服務或配送問題通常會以投訴信的形式表達會更正式。當你在說明詳情時，請保持尊重的語氣，並盡可能具體的說明。
以下是一封關於銀行賬戶被扣款的投訴信範例。
- 正式邀請函
這種類型的商業書信是在你想邀請某人士參加活動時撰寫的。正式邀請函必須用正式格式，語氣禮貌。信中必須包含活動的詳細訊息，包括日期、地點、時間和流程，方便被邀請人安排時間。
這封正式邀請函的範例或許對你未來有幫助。
- 接受函
接受函是一種正式書信，用作對某個教育機構、公司或其他申請的正面回應，目的是正式通知收件人已被錄取。信中通常包含有關職位或項目的詳細資訊，包括開始日期、描述和責任。
以下是一封獎學金接受函的範例。
這篇文章中提到的書信在職場中經常使用。
另外，依照不同的接收者，撰寫合適對方的語氣和內容，並使用正確的格式，商業書信就能夠有效傳達並實現預期的目的。
如何寫一封吸引人的商業書信？
您正在應徵新工作或教育獎學金嗎？想知道如何寫一封有效的英文商業書信？不用擔心。以下是撰寫有吸引力的商業書信的技巧。
- 專注在你的目的，並有明確的目標。– 了解想要傳送的信件類型，以便專注在目標以及為什麼要寫這封信。可以問自己以下幾個問題：
- Why do I want to write this letter?(為什麼要寫這封信？)
- Who do I want to send this letter to?(我要把這封信傳送給誰？)
- What information or response am I expecting to receive after?(我期望之後收到什麼訊息或回覆？)
- 使用正式且恰當的字詞 – 有一些英文單字只適用於商業環境。商業書信應包含正式且適當的字詞，使語氣更加專業。
- 容易閱讀與理解 – 把信寫得簡單易懂，這樣讀者就能輕鬆的地理解內容。
- 使用標準字體和字型大小 – 標準字體樣式為 Times New Roman 和 Arial，所有類型商業書信的標準字體大小為 12
- 注意格式、間距和縮排 – 齊頭式是當今撰寫商業書信常用的格式。商業書信的每個段落都是單倍行距，每個段落之間都是雙倍行距，所有邊都有 1 英吋的縮排。標準文件類型設定為 Letter (8” X 11”) 或 A4 尺寸。
- 多次校對– 養成多次重讀信件的習慣，以檢查是否有文法、拼寫、標點、大小寫、單字選擇和格式等錯誤。如果你不相信自己，可以請同事或朋友幫你校對信件。
小撇步:
專業的書信反應了品牌或個人形象，所以請讓信件為你留下好印象！
