Ayrıntılı Örneklerle En Sık Kullanılan İş Mektupları Türleri
giriiş
Hiç boş bir sayfaya bakıp ne yazacağınızı veya iş mesajınızı oluşturmak için hangi formatı izlemeniz gerektiğini düşündünüz mü? Kolay değil, değil mi? Hangi tür iş mektubları yazmanız gerektiğini düşünmeniz gerekir ve bu, mektubunuzda kime hitap ettiğinize bağlı olacaktır. Dikkate alınması gereken birçok şey vardır ve bazen kafa karıştırıcı olabilirler.
Yeni bir işe başvurmak, belirli bir pozisyon hakkında niyet belirtmek, birini tavsiye etmek, bir şeyden şikayet etmek, istifa etmek, birini bir etkinliğe davet etmek ve bunlar gibi diğer şeyler iş dünyasının bir parçasıdır. Bu şeyler, mesajınızı etkili bir şekilde iletmek için profesyonel beceriler gerektirir.
Profesyonel dünyada, açık ve özlü iletişim anahtardır. Resmi bir mesajla bir şey ifade etmeye çalıştığınızda, bir iş mektubu yazarsınız. Çeşitli iş mektubu türleri vardır ve bu makale tam size göre.
En sık kullanılan yedi iş mektubu türüne odaklanacağız; temel unsurları hakkında size fikir vereceğiz; ve referansınız için örnekler sunacağız. Daha fazlasını eklemek için, gelecekteki iş mektubu yazılarınızda incelemeniz için çekici bir iş mektubuna sahip olmak için bazı etkili ipuçları paylaşacağız.
İş mektubu nedir ve bunları nerede kullanırız?
İş mektupları, iş durumlarında kullanılan resmi mektuplardır. İş sektöründe, iş mektupları bilgi iletmek, iyi ilişkiler kurmak ve anlaşmalar yapmak için güçlü araçlardır. İş mektupları, bir pozisyona başvuruyor veya birini tavsiye ediyor olun, niyetinizi resmi olarak ifade etmek için yararlı araçlardır.
İş mektuplarını kullanabileceğimiz çeşitli durumlar vardır. Yeni bir işe başvuruyorsanız, kapsamlı özgeçmişinizle birlikte etkileyici bir ön yazı oluşturup göndermelisiniz. Patronunuz terfi için birini tavsiye etmeniz için bir isim vermenizi isterse, bir tavsiye mektubu vermelisiniz. Siparişinizle ilgili bir şikayetiniz varsa, satıcıya bir şikayet mektubu yazabilirsiniz. İstifa etmeyi planlıyorsanız, istifa mektubu sizin için en iyi seçenektir. Durum ne olursa olsun, her zaman yazabileceğiniz iş mektubu türleri vardır.
Bir iş mektubu yazmak niyetinize bağlıdır. Sadece yazdığınız mektubun unsurlarına ve biçimine dikkat etmeniz gerekir. En önemlisi, mektubunuzun içeriğinde profesyonel bir ton belirlemek gerekir.
Bir İş Mektubunun Unsurları
Bu kadar çok iş mektubu türü ve formatı varken, bazen hangi iş mektubu türlerinin amacınıza uygun olduğunu bilememeniz oldukça bunaltıcı olabilir. Ancak, mektubunuzun öğelerini profesyonel bir formatta da göz önünde bulundurmalısınız.
- Heading – Bu, mektubun ilk kısmıdır ve mektubun en üstünde bulunur.
- Alıcının ismi
- Alıcının ünvanı
- Alıcının adresi olan şirket veya kuruluş
- Alıcının iletişim bilgileri
- Salutation – Alıcınıza bu şekilde hitap etmelisiniz.
- Dear Mr./Ms. Last name
- Dear Sir/Madam
- To whom it may concern – Alıcınızın adından emin olmadığınızda kullanılır
- Body – niyetinizi, niteliklerinizi, derecenizi vb. içerir.
- Amacınızı ilk paragrafta belirtin
- Derecenizi, yeterliliklerinizi ve becerilerinizi vurgulayın
- Başarıları veya ilgili herhangi bir eğitimi ekleyin
- Son paragrafa karşı minnettarlığınızı ifade edin
- Beklenen geri bildirim için takdirinizi gösterin
- Closing – nezaketi gösteren bir kapanış ifadesi
- “Sincerely yours” gibi kapanış sözcükleri
- “Thank you”
- “Best regards”
- “Kind regards”
- “Respectfully yours”
Kapanış cümlelerinden sonra adınız ve ünvanınız yer alacaktır.
En Sık Kullanılan İş Mektupları Türleri
Makalenin bu bölümünde, iş durumlarında yaygın olarak kullanılan en iyi yedi iş mektubu türünü tanıtacağız. Okuduktan sonra, amaçladığınız mesaja ve yazma amacınıza bağlı olarak hangi türü kullanmak istediğinize karar verebilirsiniz.
- Cover Letter
Bu tür bir iş mektubu sizi potansiyel bir işverene tanıtır ve belirli bir iş ilanı için becerilerinizi ve niteliklerinizi vurgular. Bir işe başvururken bir ön yazı yazarsınız ve bu genellikle ayrıntılı özgeçmişinize eklenir.
Bir ön yazı, çoğunlukla başvurduğunuz pozisyonla ilgili deneyimlerinizin ve başarılarınızın bir özetini içerir. Ayrıca, sizinle iletişime geçilmesi ve görüşme yapılması fırsatına olan coşkunuzu da ifade edersiniz.
Bir ön yazı yazarken blok formatını kullanmanızı öneririz. Tam blok stilindeki bir ön yazının öğeleri sol tarafa hizalanır. Aşağıda bir iş başvurusu için bir ön yazı örneği verilmiştir.
Daha fazla ön yazı örneğini bu web sitesindeki makalelerimizde bulabilirsiniz.
- Recommendation Letter
Adından da anlaşılacağı gibi, bir tavsiye mektubu, birini belirli bir pozisyon için desteklemeyi amaçlayan iş mektuplarından biridir. Bu sefer, kendinizden veya niteliklerinizden bahsetmiyorsunuz, bunun yerine tavsiye etmek istediğiniz belirli bir kişiden bahsediyorsunuz. Tavsiye, bir terfi, bir proje lideri veya ödüllendirilmesi gereken hak eden bir çalışan olabilir.
Diğer iş mektupları gibi, bir tavsiye mektubu da belirli bir formatı takip eder. Mektubun çoğu kısmı üçüncü şahıs biçiminde yazılır. Mektubun içeriği, desteklediğiniz kişiyle ilgili bilgileri vurgulamaya odaklanmalıdır.
Bu mektupta da blok tarzı bir format şiddetle tavsiye edilir. Kişinin iş ahlakını, iş ilişkisini ve organizasyonun başarısı için potansiyelini belirtirsiniz.
İşte birinin terfisi için yazılmış bir tavsiye mektubu örneği.
- Letter of Intent
Niyet mektubu, bir işe, programa, fırsata veya özel isteklere (genellikle dahili) olan güçlü ilginizi ifade ettiğiniz genel bir iş mektubu türüdür.
Niyet mektubu, ön yazının aksine, tam niteliklerinizi ve belirli becerilerinizi veya başarılarınızı ana hatlarıyla belirtmez, ancak bunları kısaca vurgulamak daha iyidir. Niyet mektubunda, kendinizi güvenle tanıtırsınız ve pozisyon için neden uygun olduğunuzu veya belirli bir fırsatla ilgilenmenizin nedenini kısaca açıklarsınız.
İşte yeni bir ürün satın almak için bir Niyet Mektubu örneği.
- Resignation Letter
En yaygın iş mektubu türlerinden biri istifa mektubudur. Bunun amacı, işvereninize belirli bir zamanda şirketten ayrılacağınızı resmi olarak bildirmektir.
İstifa mektubu İK müdürüne hitaben yazılır ve bazen çalışanın doğrudan amirini içerir, ancak gerekli değildir. Şirketin istifa sürecine bağlıdır. İstifa mektubundaki birincil ayrıntılar şunlardır: (1) yürürlük tarihi, (2) ayrılma nedeni, (3) şirkette çalışma şansı için takdir ve (4) geçiş için yardım teklifi.
- Complaint Letter
Bir ürün, hizmet veya teslimatla ilgili bir sorun mu bildiriyorsunuz? Bunu bir şikayet mektubunda ifade etmek daha resmidir. Şikayetinizin ayrıntılarını açıklarken saygılı bir ton kullanın. Mümkün olduğunca spesifik olun. İyi detaylı bir mektupta belirtirseniz muhatabınız sizden şikayetinizle ilgili daha fazla açıklama ve soru istemeyecektir.
Aşağıda banka hesabından para çekilmesiyle ilgili bir şikayet mektubu örneği yer almaktadır.
- Formal Invitation Letter
Bu tür bir iş mektubu, önemli bir kişiyi bir etkinliğe davet etmek istediğinizde yazılır. Resmi bir davet mektubu iyi biçimlendirilmiş ve nazik bir tonda olmalıdır. Mektup, davet ettiğiniz kişinin bir program belirleyebilmesi için tarih, mekan, saat ve program dahil olmak üzere etkinlik hakkında iyi ayrıntılı bilgiler içermelidir.
Bu resmi davet mektubu örneği gelecekte işinize çok yarayabilir.
- Acceptance Letter
Kabul mektubu, belirli bir eğitim kurumuna, şirkete veya başka bir fırsata yapılan başvuruya olumlu yanıt olarak gönderilen resmi bir mektuptur. Mektubun amacı, alıcıya kabul edildiğini resmi olarak bildirmektir. Mektup genellikle başlangıç tarihi, açıklama ve mali yükümlülükler dahil olmak üzere pozisyon veya program hakkında ayrıntılar içerir.
İşte bir burs başvurusu için yazılmış bir kabul mektubunun örneği.
Bu makalede bahsi geçen mektuplar genellikle iş durumlarında kullanılır. Artık iş mektuplarının türleri hakkında bir fikriniz olduğuna göre, nihayet iş mesajınızda hangi belirli mektubu kullanacağınıza karar verebilirsiniz.
Unutmayın, bu sadece bir başlangıç noktası. Belirli mesajınız ve alıcınız için tonu ve içeriği ayarlayın. Doğru format ve içerikle, iş mektuplarınız etkili bir şekilde iletişim kuracak ve istediğiniz sonuca ulaşacaktır.
Etkileyici bir iş mektubu nasıl yazılır?
Yeni bir işe veya eğitim bursuna mı başvuruyorsunuz? İngilizce etkili bir iş mektubu yazmayı mı düşünüyorsunuz? Endişelenmeyin. Aşağıda çekici bir iş mektubu yazmak için ipuçları bulunmaktadır.
- Amacınıza odaklanın; net bir sebebiniz olsun. – Göndermek istediğiniz mektubun türünü bilin, böylece amacınıza ve o mektubu neden yazdığınıza odaklanabilirsiniz. Doğrudan konuya girin. Kendinize şu soruları sorun:
- Bu mektubu neden yazmak istiyorum?
- Bu mektubu kime göndermek istiyorum?
- Bundan sonra ne gibi bir bilgi veya yanıt almayı bekliyorum?
- Resmi ve uygun kelimeler kullanın. – İngilizcede yalnızca iş bağlamlarında uygun olan kelimeler vardır. Bir iş mektubu, tonu daha profesyonel hale getirmek için resmi ve uygun kelimeler içermelidir.
- Okuması ve anlaması kolay. – Mektubunuzu okuyucunuzun kolayca anlayabileceği şekilde anlaşılır bir şekilde yazın. Uygun paragraflama ve geçişlere dikkat edin.
- Standart yazı tiplerini ve boyutlarını kullanın. Standart yazı tipleri Times New Roman ve Arial olup, tüm iş mektupları için standart yazı boyutu 12’dir.
- Biçimlendirmeye, boşluklara ve girintilere dikkat edin. Değiştirilmiş blok stili biçimi, günümüzde iş mektupları yazmak için yaygın olarak kullanılan bir biçimdir. Bir iş mektubu her paragrafta tek aralıklı ve her paragraf arasında çift aralıklı olup, her tarafta 1 inç girinti bulunur. Standart belge türü Mektup (8” X 11”) veya A4 boyutuna ayarlanır.
- Birkaç kez düzeltme. Dil bilgisi, yazım, noktalama, büyük harf kullanımı, kelime seçimleri ve biçimlendirme gibi hataları kontrol etmek için mektubunuzu birçok kez tekrar okumayı alışkanlık haline getirin. Kendinize güvenmiyorsanız, açıklık ve etki için bir meslektaşınızdan veya arkadaşınızdan mektubunuzu sizin için düzeltmesini isteyebilirsiniz. Mektubunuzu imzalamayı unutmayın.
Sonunda:
Profesyonel bir mektup markanızı veya kişisel imajınızı yansıtır, bu yüzden onu en iyi izlenimi verecek şekilde yazın!
